La cantidad de documentos necesarios para un Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SGSST) es una pregunta frecuente que muchas organizaciones se plantean al iniciar la implementación de su sistema. En este artículo, exploraremos qué tipos de documentos se necesitan y cómo gestionar eficientemente la documentación dentro del SGSST.
No existe una cantidad exacta de documentos requerida para un SGSST, ya que depende de las características únicas de cada organización, los programas que implementan, los procedimientos necesarios, y las necesidades específicas de la empresa. La norma no establece un número específico de documentos, sino que enfatiza un enfoque completo basado en los riesgos y las acciones preventivas dentro del sistema.
Cada organización debe desarrollar su documentación según sus necesidades específicas y el entorno en el que opera. Esto puede resultar en un volumen considerable de documentación, especialmente en empresas con operaciones complejas o en sectores altamente regulados. La clave es asegurar que todos los documentos necesarios aborden eficazmente los riesgos identificados y promuevan la salud y seguridad en el trabajo.
a continuación te compartimos un listado de algunos de los documentos que deberían estar en tu SGSST:
| CONTROL DE FORMATOS Y VERSIONES | PLANES DE ACCION ANTE RIESGOS PRIORITARIOS |
| CONTROL DIARIO PARA PAUSAS ACTIVAS | POLITICA ALCOHOL Y DROGAS |
| MANUAL DEL SG-SST | POLITICA AMBIENTAL |
| ACCIONES IMPLEMENTADAS | POLITICA ANTITABAQUISMO |
| ACCIONES PREVENTIVAS Y CORECTIVAS | POLITICA CONTRA ACOSO LABORAL |
| ACTA COMPROMISO GERENCIAL SGSST | POLITICA DE EMERGENCIAS |
| ACTA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL DEL SGSST | POLITICA DESCONEXIÓN LABORAL |
| ACUERDO DE CONFIDENCIALIDAD PARA EL COMITÉ DE CONVIVENCIA LABORAL | POLITICA USO DE EPP |
| ASIGNACION DE RECURSOS | POLITICAS SG-SST Y MEDIO AMBIENTE |
| ASIGNACION DEL RESPONSABLE DEL SG-SST | PRESENTACIÓN ACCIDENTES DE TRABAJO |
| PROCEDIMIENTOS ANTE ENFERMEDADES LABORALES | PRESENTACIÓN CCL |
| ATS – PERMISO DE TRABAJO | PRESENTACIÓN COMUNICACIÓN ASERTIVA |
| AUDITORIA COMITES DE APOYO | PRESENTACIÓN ESTILOS DE VIDA SALUDABLE |
| AUTOEVALUACIÓN ESTANDARES MINIMOS | PRESENTACIÓN MANDAMIENTOS AMBIENTALES |
| CAPACITACION RIESGOS PRIORITARIOS | PRESENTACION PARA INDUCCION DEL SGSST |
| CAUSAS BASICA E INMEDIATAS EN AT | PRESENTACIÓN PRIMEROS AUXILIOS |
| CONFORMACION COMITÉ DE CONVIVENCIA | PRESENTACION REUNION GERENCIAL |
| CONFORMACION DE BRIGADA DE EMERGENCIAS | PRESENTACIÓN RIESGO BIOLOGICO |
| CONFORMACION DE COPASST | PRESENTACIÓN RIESGO BIOMECANICO |
| CRITERIOS DE CONTRATACION SST | PRESENTACION SIMULACRO |
| DECLARACIÓN DE TESTIGOS ACCIDENTE DE TRABAJO | PRESUPUESTO ANUAL DEL SG-SST |
| DERECHOS DEBERES Y RESPONSABILIDADES SST | PROCEDIMIENTO APOYO COPASST INSPECCIONES SST |
| DOCUMENTOS ACCIDENTES DE TRABAJO | PROCEDIMIENTO CONTRATISTAS |
| ELEMENTOS DE PRIMEROS AUXILIOS | PROCEDIMIENTO DE NOTIFICACIÓN Y REPORTE E INVESTIGACIÓN DE ACCIDENTES DE TRABAJO |
| ENTREGA DE EPP | PROCEDIMIENTO DE COMUNICACIÓN DE CONDICIONES DE SALUD ALTERADA |
| ESTÁNDAR PARA TRABAJO EN CALIENTE | PROCEDIMIENTO DE COMUNICACIÓN INTERNA Y EXTERNA EN EL SGSST |
| PROCEDIMIENTO PARA TAREAS DE ALTO RIESGO | PROCEDIMIENTO DE EXAMENES OCUPACIONALES DE SST |
| MATRIZ DE COMPATIBILIDAD | PROCEDIMIENTO DE INVESTIGACION |
| ESTÁNDAR SST PARA USO DE TALADRO | PROCEDIMIENTO DE PERFIL SOCIODEMOGRAFICO Y CONDICIONES DE SALUD |
| ESTANDARES DE SEGURIDAD PARA MANIPULACION DE EQUIPOS, MAQUINAS Y HERRAMIENTAS | PROCEDIMIENTO DE SEGURIDAD PARA CONSTRUIR PAREDES EN ALTURAS |
| PROTOCOLOS DE SEGURIDAD | PROCEDIMIENTO EVALUACIÓN DE IMPACTO EN SST CAMBIOS INTERNOS O EXTERNOS |
| ESTÁNDARES PARA HERRAMIENTA MANUAL | PROCEDIMIENTO EVALUACIÓN SST DE CONTRATISTAS Y/O PROVEEDORES |
| ESTÁNDARES PARA TRABAJO SEGURO EN ALTURAS | PROCEDIMIENTO GUÍA DE INVESTIGACIÓN AT PARA COPASST |
| EVALAUCIÓN CCL | PROCEDIMIENTO MANEJO DE RECOMENDACIONES MEDICAS OCUPACIONALES |
| EVALUACIÓN ACCIDENTES DE TRABAJO | PROCEDIMIENTO MATRIZ DE RIESGOS |
| EVALUACION BRIGADA | PROCEDIMIENTO PARA IDENTIFICACIÓN DE PRIORIDADES SST |
| EVALUACIÓN COMUNICACIÓN ASERTIVA | PROCEDIMIENTO PARA LA EVALUACIÓN LEGAL DEL SGSST |
| EVALUACION DE GESTION ANUAL | PROCEDIMIENTO PARA LA INVESTIGACIÓN DE ENFERMEDADES LABORALES |
| EVALUACION ESTILOS DE VIDA SALUDABLES | PROCEDIMIENTO PARA LA NOTIFICACIÓN, REPORTE E INVESTIGACIÓN DE LOS ACCIDENTES E INCIDENTES DE TRABAJO |
| EVALUACION INICIAL SG-SST | PROCEDIMIENTO PARA TRABAJO EN ALTURAS |
| EVALUACIÓN MANDAMIENTOS AMBIENTALES | PROCEDIMIENTO PERMISO DE TRABAJO EN ALTURAS |
| EVALUACIÓN PRIMEROS AUXILIOS | PROCEDIMIENTO RETENCION DOCUMENTAL |
| EVALUACIÓN RIESGO BIOLOGICO | PROCEDIMIENTO SELECCIÓN IPS EXÁMENES OCUPACIONALES |
| EVALUACIÓN RIESGO BIOMECANICO | PROCEDIMIENTOS DE SEGURIDAD PARA TAREAS DE ALTO RIESGO |
| EVALUACIONA INDUCCION DEL SGSST | PROCESO ELIMINACION DE RESIDUOS |
| FICHA TECNICA PRODUCTOS DE ASEO | PROFESIOGRAMA |
| FORMATO ACTA DE REUNION | PROGRAMA CONTRA CAIDAS |
| FORMATO AUTOREPORTE SST | PROGRAMA DE AUTO REPORTE |
| FORMATO DE INFORMES SST | PROGRAMA DE CAPACITACIONES |
| FORMATO DE MEDICIONES HIGIENICAS AMBIENTALES CUALITATIVAS | PROGRAMA DE ELEMENTOS DE PROTECCIÓN PERSONAL |
| FORMATO INSPECCIÓN ORDEN Y ASEO EN CAMPO | PROGRAMA DE EVALUACIÓN DE IPS EXÁMENES MÉDICOS OCUPACIONALES |
| FORMATO INSPECCIÓN ORDEN Y ASEO LOCATIVA | PROGRAMA DE GESTIÓN AMBIENTAL |
| FORMATO INSPECCIÓN SEÑALIZACION | PROGRAMA DE GESTIÓN DE RIESGOS PRIORITARIOS |
| FORMATO INSPECION EPP | PROGRAMA DE INDUCCION Y REINDUCCION DEL SGSST |
| HOJA DE VIDA BRIGADISTAS | PROGRAMA DE INSPECCIONES DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO |
| HOJA DE VIDA EQUIPOS CONTRA CAIDAS | PROGRAMA DE MANTENIMIENTO |
| HOJA DE VIDA HERRAMIENTAS | PROGRAMA DE MEDICIONES HIGIÉNICAS AMBIENTALES POR RIESGOS FISICOS |
| INDICADORES DE SGSST | PROGRAMA DE RIESGO BIOMECANICO |
| INFORMES DE GESTION | PROGRAMA ESTILOS DE VIDA SALUDABLES |
| INSPECCION DE AREAS LOCATIVAS | PROGRAMA INSPECCION EQUIPOS CONTRA CAIDAS |
| INSPECCION DE PUESTOS DE TRABAJO | PROGRAMA MANTENIMIENTO EQUIPOS CONTRA CAIDAS |
| INSTRUCTIVO PARA EL REPORTE DE ACCIDENTES DE TRABAJO | RECOMENDACIONES A ALTA GERENCIA SST |
| INVENTARIO DE ACTIVIDADES DE TRABAJOS EN ALTURAS | RECOMENDACIONES A TRABAJADORES SST |
| LISTA DE CHEQUEO PARA TRABAJOS EN ESPACIO CONFINADO | RECOMENDACIONES Y RESTRICCIONES |
| MANUAL ACCIONES DE CONTRATISTAS Y PROVEEDORES | REGISTRO DE MORBILIDAD Y AUSENTISMO LABORAL |
| MANUAL DE RESPONSABILIDADES SST | REGLAMENTO DE HIGIENE Y SEGURIDAD INDUSTRIAL |
| MANUAL DEL SISTEMA DE GESTION DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO SGSST | RENDICION DE CUENTAS SEMESTRAL DE ACCIONES IMPLEMENTADAS PARA EL SGSST |
| MANUAL PARA LA GESTION DEL CAMBIO | RESPONSABLE SGSST |
| MATRIZ DE RIESGOS | RESPUESTA ANTE EMERGENCIAS |
| MATRIZ LEGAL SG-SST | RESULTADOS DE EVALUACION EQUIPOS DE APOYO |
| OBJETIVOS SG-SST | RESULTADOS DE EVALUCION RIESGOS PRIORITARIOS |
| PERFIL SOCIODEMOGRAFICO | RESULTADOS DE LA EVALUACION A INDUCCION SGSST |
| PERMISO PARA TRABAJOS EN ESPACIO CONFINADO | RESULTADOS DE LA EVALUACION ESTILOS DE VIDA SALUDABLES |
| PERMISO PARA TRABAJOS EN ESPACIO CONFINADO SUPERVISOR | RESULTADOS EVALUACION INICIAL |
| PLAN DE MEJORA Y DE ACCION DEL SGSST | RESULTADOS INSPECCIONES |
| PLAN DE PREVENCIÓN, PREPARACIÓN Y RESPUESTA ANTE EMERGENCIAS (PPPRE) | REVISION DE LA ALTA GERENCIA |
| PLAN DE RESCATE PARA EL TRABAJO EN ALTURAS | SVE BIOMECANICO |
| PLAN DE TRABAJO ANUAL SG-SST | TABULACION SOCIODEMOGRAFICA |
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Para gestionar eficientemente un SGSST con una gran cantidad de documentos, es esencial llevar un listado maestro de documentos. Este listado ayuda a mantener un control de la documentación y asegurar que cada documento esté actualizado y accesible cuando sea necesario. También facilita la identificación de documentos obsoletos o redundantes que pueden ser eliminados o archivados.
Te recomendamos nuestro articulo Archivo y Retención Documental del SGSST
Los documentos de un SGSST pueden incluir programas, procedimientos, políticas, registros de capacitación, informes de incidentes, y evaluaciones de riesgos, entre otros. Esta variedad es crucial para asegurar que todas las áreas de la seguridad y salud en el trabajo estén cubiertas adecuadamente. Un SGSST robusto puede incluir entre 100 y 200 documentos o más, dependiendo de las exigencias legales y normativas.
Si aún no tienes una estructura documental establecida, es recomendable asignar un responsable para la gestión de documentos. Esta persona se encargará de supervisar la creación, revisión, y actualización de los documentos del SGSST. Tener un responsable designado ayuda a mantener el orden y garantiza que la documentación cumpla con los requisitos legales y normativos.
Tras haber implementado más de 300 Sistemas de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SGSST) en diversas organizaciones y empresas de distintos sectores económicos, hemos identificado que la gestión documental es un factor de vital importancia. La documentación no solo actúa como evidencia tangible de las acciones tomadas para la prevención de riesgos laborales, sino que también proporciona la estructura necesaria para un sistema de gestión eficaz.
Es crucial que la información contenida en la documentación del SGSST refleje con precisión la realidad de la organización. Aunque un sistema de gestión robusto, que incluya programas, formatos y otros documentos, es valioso, lo más importante es que estas políticas y procedimientos se implementen de manera efectiva por todos los trabajadores de la organización.
En resumen, una gestión documental adecuada es esencial, pero debe ser un reflejo realista y práctico de las operaciones y necesidades de la empresa para tener un impacto positivo en la seguridad y salud laboral.
En Safe Mode, estamos listos para ayudarte a implementar y gestionar tu SGSST. Nuestro equipo de expertos puede guiarte en la creación de documentos esenciales, asegurando que tu sistema cumpla con todas las normativas y promueva un entorno de trabajo seguro. Contáctanos para obtener más información sobre cómo podemos apoyar tu organización en el camino hacia la seguridad laboral.
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