Miguel Rojas
Dentro del SG-SST es necesario establecer un procedimiento para el archivo y retención de todos los documentos y registros que se generen para de esta forma garantizar su conservación a lo largo del tiempo y poder demostrar trazabilidad de la gestión realizada en materia de Riesgos Laborales.
A continuación te presentamos algunos de los puntos más importantes que debes tener en cuenta si buscas tener un archivo adecuado en el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.
¿Qué es la gestión documental?
La gestión documental en el sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo es el proceso por el cual se controla almacena y actualiza la información o documentos propios de la gestión desarrollada.
Desde este punto de vista es una acción necesaria particularmente teniendo en cuenta que el sistema de gestión puede contener decenas de documentos o formatos que se van generando a lo largo del tiempo y es clave tener un adecuado control de los mismos.
Por que Archivar toda la información
Es recomendable que cualquier documento formato o registro que se genera dentro del sistema de gestión sea debidamente almacenado (Archivo y retención) y esto se debe a que además de dejar un registro claro de la trazabilidad de nuestras acciones también nos permite evidenciar de forma fácil todas las acciones o actividades que se han implementado para mejorar las características o condiciones de seguridad y salud en el trabajo.
Cuanto tiempo se deben conservar los archivos (Retención)
Se establece que la información generada por parte del sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo debería tener un almacenamiento de al menos 20 años.
Si bien es cierto es un largo periodo de tiempo para un archivo y retención de documento es de gran utilidad poder llegar a contar con registros antiguos en caso tal en donde sean requeridos son la videncia de la gestión y cumplimiento del sistema de gestión de todos los años anteriores.
Procedimiento para la conservación de documentos SGSST
Para garantizar una adecuada conservación de la documentación en todo momento del sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo siempre es recomendable establecer la forma en la cual se va a desarrollar este mediante un proceso que sea de fácil ejecución para cualquiera de los responsables del SGSST.
De esta forma garantizaremos qué en el futuro cualquier persona que cree documentos o genere registros de actividades o acciones implementadas o realizadas mediante unos lineamientos específicos que garanticen un orden y fácil accesibilidad a los documentos de las personas interesadas.
Copias de seguridad físicas o digitales (conservación)
En este sentido también es fundamental contar con copias de seguridad particularmente de los registros que se generen a lo largo del tiempo entendiendo los como aquellos documentos en los cuales se tienen autorizaciones o firmas que respaldan que una acción o actividad se haya desarrollado ya que en algunos casos por situaciones fortuitas puede darse que alguno de estos archivos sufra algún tipo de daño o pérdida en ese caso la copia de seguridad digital podrá tener validez en la que se demuestra la ejecución de ciertas acciones.
Responsables del Archivo y Retención
La persona designada como responsable del sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo es la que debe velar porque se cumple el procedimiento de retención documental en todo momento así como también deberán organizar y mantener la estructura de registros o documentación permitiendo que sea funcional y práctica para la organización.
Acceso restringido a la información
Si bien es cierto que dentro del sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo se pueden generar volúmenes altos de documentación y registros no sólo basta con mantener una estructura y orden de la información sino también es recomendable garantizar que la información es accesible única y exclusivamente a personal autorizado.
Esto quiere decir que no cualquier persona de la organización debe poder tener acceso a toda la información ya que puede haber información sensible o confidencial de ciertos procesos o acciones que se desarrollan dentro del sistema de gestión por esto mismo los responsables del sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo deben garantizar un control al acceso de la información tanto físico como digital.
Archivo del Comité de Convivencia
Todos los documentos actas y registros que se generen durante el proceso que desarrolla el comité de convivencia laboral deben ser mantenidos con absoluta reserva y nadie más de la organización debe poder tener acceso a esta información por ello mismo se establece en este caso específico que todos los documentos y registros que se generen son de custodia y retención del mismo comité de convivencia.
El comité de convivencia únicamente está autorizada a presentar o mostrar la documentación que se genere entidades de vigilancia y control como lo puede ser el ministerio de trabajo en caso de ser requerido de lo contrario ninguna otra persona de la organización tendrá por qué tener acceso a esta información.
Archivo externo historias clínicas
Existen algunos documentos o registros de los cuales la empresa no puede Ni debe tener acceso como en el caso de las historias clínicas generadas a partir de los exámenes médicos ocupacionales para dar un adecuado cumplimiento es necesario solicitar un certificado en el cual la IPS en la cual se realizan estos exámenes validan que tienen un proceso de retención documental acorde a nuestro, en donde al menos garantizan tener todas las historias clínicas por un período de 20 años.
Que Norma lo establece
Resolución 0312 de 2019
Mantener el archivo de los siguientes documentos, por el término establecido en la normatividad vigente:
-Política en Seguridad y Salud en el Trabajo.
-Identificación de peligros en todos los cargos/oficios y áreas.
-Conceptos exámenes médicos ocupacionales
-Plan de emergencias
-Evidencias de actividades del COPASST.
-Afiliación a Seguridad Social
-Comunicaciones de trabajadores, ARL o autoridades en materia de Riesgos Laborales
Decreto 1072 del 2015
Artículo 2.2.4.6.13. Conservación de los documentos. El empleador debe conservar los registros y documentos que soportan el SG-SST de manera controlada, garantizando que sean legibles, fácilmente identificables y accesibles, protegidos contra daño, deterioro o pérdida
En caso de tener un Sistema de Gestión de Calidad SGC
En los casos en los cuales la organización cuenta con un sistema de gestión de calidad estos lineamientos que presentamos deben ser acordes al proceso documental general que se manejen al interior de la empresa o al menos para la parte de la documentación relacionada con el SG-SST, es decir que cualquier otra Norma o acción que simplemente nivel documental debe tener en cuenta las consideraciones anteriormente expuestas para evitar incumplimientos de la Norma o las exigencias legales vigentes.
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