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¿Cuántos Documentos Debe Tener un SGSST?

listado de documentos que debe tener el SGSST

La cantidad de documentos necesarios para un Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SGSST) es una pregunta frecuente que muchas organizaciones se plantean al iniciar la implementación de su sistema. En este artículo, exploraremos qué tipos de documentos se necesitan y cómo gestionar eficientemente la documentación dentro del SGSST.

Servicio SGSST

¿Cuál es la Cantidad Ideal de Documentos para un SGSST?

No existe una cantidad exacta de documentos requerida para un SGSST, ya que depende de las características únicas de cada organización, los programas que implementan, los procedimientos necesarios, y las necesidades específicas de la empresa. La norma no establece un número específico de documentos, sino que enfatiza un enfoque completo basado en los riesgos y las acciones preventivas dentro del sistema.

La Importancia de la Documentación Completa y Personalizada

Cada organización debe desarrollar su documentación según sus necesidades específicas y el entorno en el que opera. Esto puede resultar en un volumen considerable de documentación, especialmente en empresas con operaciones complejas o en sectores altamente regulados. La clave es asegurar que todos los documentos necesarios aborden eficazmente los riesgos identificados y promuevan la salud y seguridad en el trabajo.

¿Cuántos Documentos Son Demasiados?

que documentos debe tener el sgsstAunque el número de documentos en un SGSST puede ser alto, lo importante es mantener un control organizado de todos los documentos creados. Al inicio, puede parecer que hay pocos documentos, pero a medida que el sistema evoluciona, la cantidad de documentos y registros necesarios puede superar fácilmente los 100.

Algunos de los documentos que deberían estar en tu SGSST

a continuación te compartimos un listado de algunos de los documentos que deberían estar en tu SGSST:

Servicio SGSST

CONTROL DE FORMATOS Y VERSIONES PLANES DE ACCION ANTE RIESGOS PRIORITARIOS
 CONTROL DIARIO PARA PAUSAS ACTIVAS POLITICA ALCOHOL Y DROGAS
 MANUAL DEL SG-SST POLITICA AMBIENTAL
ACCIONES IMPLEMENTADAS POLITICA ANTITABAQUISMO
ACCIONES PREVENTIVAS Y CORECTIVAS POLITICA CONTRA ACOSO LABORAL
ACTA COMPROMISO GERENCIAL SGSST POLITICA DE EMERGENCIAS
ACTA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL DEL SGSST POLITICA DESCONEXIÓN LABORAL
ACUERDO DE CONFIDENCIALIDAD PARA EL COMITÉ DE CONVIVENCIA LABORAL POLITICA USO DE EPP
ASIGNACION DE RECURSOS POLITICAS SG-SST Y MEDIO AMBIENTE
ASIGNACION DEL RESPONSABLE DEL SG-SST PRESENTACIÓN ACCIDENTES DE TRABAJO
PROCEDIMIENTOS ANTE ENFERMEDADES LABORALES PRESENTACIÓN CCL
ATS – PERMISO DE TRABAJO PRESENTACIÓN COMUNICACIÓN ASERTIVA
AUDITORIA COMITES DE APOYO PRESENTACIÓN ESTILOS DE VIDA SALUDABLE
AUTOEVALUACIÓN ESTANDARES MINIMOS PRESENTACIÓN MANDAMIENTOS AMBIENTALES
CAPACITACION RIESGOS PRIORITARIOS PRESENTACION PARA INDUCCION DEL SGSST
CAUSAS BASICA E INMEDIATAS EN AT PRESENTACIÓN PRIMEROS AUXILIOS
CONFORMACION COMITÉ DE CONVIVENCIA PRESENTACION REUNION GERENCIAL
CONFORMACION DE BRIGADA DE EMERGENCIAS PRESENTACIÓN RIESGO BIOLOGICO
CONFORMACION DE COPASST PRESENTACIÓN RIESGO BIOMECANICO
CRITERIOS DE CONTRATACION SST PRESENTACION SIMULACRO
DECLARACIÓN DE TESTIGOS ACCIDENTE DE TRABAJO PRESUPUESTO ANUAL DEL SG-SST
DERECHOS DEBERES Y RESPONSABILIDADES SST PROCEDIMIENTO APOYO COPASST INSPECCIONES SST
DOCUMENTOS ACCIDENTES DE TRABAJO PROCEDIMIENTO CONTRATISTAS
ELEMENTOS DE PRIMEROS AUXILIOS PROCEDIMIENTO DE  NOTIFICACIÓN Y REPORTE E INVESTIGACIÓN DE ACCIDENTES DE TRABAJO
ENTREGA DE EPP PROCEDIMIENTO DE COMUNICACIÓN DE CONDICIONES DE SALUD ALTERADA
ESTÁNDAR PARA TRABAJO EN CALIENTE PROCEDIMIENTO DE COMUNICACIÓN INTERNA Y EXTERNA EN EL SGSST
PROCEDIMIENTO PARA TAREAS DE ALTO RIESGO PROCEDIMIENTO DE EXAMENES OCUPACIONALES DE SST
MATRIZ DE COMPATIBILIDAD PROCEDIMIENTO DE INVESTIGACION
ESTÁNDAR SST PARA USO DE TALADRO PROCEDIMIENTO DE PERFIL SOCIODEMOGRAFICO Y CONDICIONES DE SALUD
ESTANDARES DE SEGURIDAD PARA MANIPULACION DE EQUIPOS, MAQUINAS Y HERRAMIENTAS PROCEDIMIENTO DE SEGURIDAD PARA CONSTRUIR PAREDES EN ALTURAS
PROTOCOLOS DE SEGURIDAD PROCEDIMIENTO EVALUACIÓN DE IMPACTO EN SST CAMBIOS INTERNOS O EXTERNOS
ESTÁNDARES PARA HERRAMIENTA MANUAL PROCEDIMIENTO EVALUACIÓN SST DE CONTRATISTAS Y/O PROVEEDORES
ESTÁNDARES PARA TRABAJO SEGURO EN ALTURAS PROCEDIMIENTO GUÍA DE INVESTIGACIÓN AT PARA COPASST
EVALAUCIÓN CCL PROCEDIMIENTO MANEJO DE RECOMENDACIONES MEDICAS OCUPACIONALES
EVALUACIÓN ACCIDENTES DE TRABAJO PROCEDIMIENTO MATRIZ DE RIESGOS
EVALUACION BRIGADA PROCEDIMIENTO PARA IDENTIFICACIÓN DE PRIORIDADES SST
EVALUACIÓN COMUNICACIÓN ASERTIVA PROCEDIMIENTO PARA LA EVALUACIÓN LEGAL DEL SGSST
EVALUACION DE GESTION ANUAL PROCEDIMIENTO PARA LA INVESTIGACIÓN DE ENFERMEDADES LABORALES
EVALUACION ESTILOS DE VIDA SALUDABLES PROCEDIMIENTO PARA LA NOTIFICACIÓN, REPORTE E INVESTIGACIÓN DE LOS ACCIDENTES E INCIDENTES DE TRABAJO
EVALUACION INICIAL SG-SST PROCEDIMIENTO PARA TRABAJO EN ALTURAS
EVALUACIÓN MANDAMIENTOS AMBIENTALES PROCEDIMIENTO PERMISO DE TRABAJO EN ALTURAS
EVALUACIÓN PRIMEROS AUXILIOS PROCEDIMIENTO RETENCION DOCUMENTAL
EVALUACIÓN RIESGO BIOLOGICO PROCEDIMIENTO SELECCIÓN IPS EXÁMENES OCUPACIONALES
EVALUACIÓN RIESGO BIOMECANICO PROCEDIMIENTOS DE SEGURIDAD PARA TAREAS DE ALTO RIESGO
EVALUACIONA INDUCCION DEL SGSST PROCESO ELIMINACION DE RESIDUOS
FICHA TECNICA PRODUCTOS DE ASEO PROFESIOGRAMA
FORMATO ACTA DE REUNION PROGRAMA CONTRA CAIDAS
FORMATO AUTOREPORTE SST PROGRAMA DE AUTO REPORTE
FORMATO DE INFORMES SST PROGRAMA DE CAPACITACIONES
FORMATO DE MEDICIONES HIGIENICAS AMBIENTALES CUALITATIVAS PROGRAMA DE ELEMENTOS DE PROTECCIÓN PERSONAL
FORMATO INSPECCIÓN  ORDEN Y ASEO EN CAMPO PROGRAMA DE EVALUACIÓN DE IPS EXÁMENES MÉDICOS OCUPACIONALES
FORMATO INSPECCIÓN  ORDEN Y ASEO LOCATIVA PROGRAMA DE GESTIÓN AMBIENTAL
FORMATO INSPECCIÓN  SEÑALIZACION PROGRAMA DE GESTIÓN DE RIESGOS PRIORITARIOS
FORMATO INSPECION EPP PROGRAMA DE INDUCCION Y REINDUCCION DEL SGSST
HOJA DE VIDA BRIGADISTAS PROGRAMA DE INSPECCIONES DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
HOJA DE VIDA EQUIPOS CONTRA CAIDAS PROGRAMA DE MANTENIMIENTO
HOJA DE VIDA HERRAMIENTAS PROGRAMA DE MEDICIONES HIGIÉNICAS AMBIENTALES POR RIESGOS FISICOS
INDICADORES DE SGSST PROGRAMA DE RIESGO BIOMECANICO
INFORMES DE GESTION PROGRAMA ESTILOS DE VIDA SALUDABLES
INSPECCION DE AREAS LOCATIVAS PROGRAMA INSPECCION EQUIPOS CONTRA CAIDAS
INSPECCION DE PUESTOS DE TRABAJO PROGRAMA MANTENIMIENTO EQUIPOS CONTRA CAIDAS
INSTRUCTIVO PARA EL REPORTE
DE ACCIDENTES DE TRABAJO
RECOMENDACIONES A ALTA GERENCIA SST
INVENTARIO DE ACTIVIDADES DE TRABAJOS EN ALTURAS RECOMENDACIONES A TRABAJADORES SST
LISTA DE CHEQUEO  PARA TRABAJOS EN ESPACIO CONFINADO RECOMENDACIONES Y RESTRICCIONES
MANUAL ACCIONES DE CONTRATISTAS Y PROVEEDORES REGISTRO DE MORBILIDAD Y AUSENTISMO LABORAL
MANUAL DE RESPONSABILIDADES SST REGLAMENTO DE HIGIENE Y SEGURIDAD INDUSTRIAL
MANUAL DEL SISTEMA DE GESTION DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO SGSST RENDICION DE CUENTAS SEMESTRAL DE ACCIONES IMPLEMENTADAS PARA EL SGSST
MANUAL PARA LA GESTION DEL CAMBIO RESPONSABLE SGSST
MATRIZ DE RIESGOS RESPUESTA ANTE EMERGENCIAS
MATRIZ LEGAL SG-SST RESULTADOS DE EVALUACION EQUIPOS DE APOYO
OBJETIVOS SG-SST RESULTADOS DE EVALUCION RIESGOS PRIORITARIOS
PERFIL SOCIODEMOGRAFICO RESULTADOS DE LA EVALUACION A INDUCCION SGSST
PERMISO PARA TRABAJOS EN ESPACIO CONFINADO RESULTADOS DE LA EVALUACION
ESTILOS DE VIDA SALUDABLES
PERMISO PARA TRABAJOS EN ESPACIO CONFINADO SUPERVISOR RESULTADOS EVALUACION INICIAL
PLAN DE MEJORA Y DE ACCION DEL SGSST RESULTADOS INSPECCIONES
PLAN DE PREVENCIÓN, PREPARACIÓN Y RESPUESTA ANTE EMERGENCIAS (PPPRE) REVISION DE LA ALTA GERENCIA
PLAN DE RESCATE PARA EL TRABAJO EN ALTURAS SVE BIOMECANICO
PLAN DE TRABAJO ANUAL SG-SST TABULACION SOCIODEMOGRAFICA

Si requieres ayuda con el diseño, implementacion y administración del SGSST, contáctanos podemos ayudarte

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Cómo Gestionar la Documentación del SGSST

Para gestionar eficientemente un SGSST con una gran cantidad de documentos, es esencial llevar un listado maestro de documentos. Este listado ayuda a mantener un control de la documentación y asegurar que cada documento esté actualizado y accesible cuando sea necesario. También facilita la identificación de documentos obsoletos o redundantes que pueden ser eliminados o archivados.

Te recomendamos nuestro articulo Archivo y Retención Documental del SGSST

Archivo y Retención Documental del SGSST

La Variedad de Documentos en un SGSST

Los documentos de un SGSST pueden incluir programas, procedimientos, políticas, registros de capacitación, informes de incidentes, y evaluaciones de riesgos, entre otros. Esta variedad es crucial para asegurar que todas las áreas de la seguridad y salud en el trabajo estén cubiertas adecuadamente. Un SGSST robusto puede incluir entre 100 y 200 documentos o más, dependiendo de las exigencias legales y normativas.

Designar un Responsable de la Documentación

Si aún no tienes una estructura documental establecida, es recomendable asignar un responsable para la gestión de documentos. Esta persona se encargará de supervisar la creación, revisión, y actualización de los documentos del SGSST. Tener un responsable designado ayuda a mantener el orden y garantiza que la documentación cumpla con los requisitos legales y normativos.

Nuestra Opinión sobre la Creación de Documentos

Tras haber implementado más de 300 Sistemas de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SGSST) en diversas organizaciones y empresas de distintos sectores económicos, hemos identificado que la gestión documental es un factor de vital importancia. La documentación no solo actúa como evidencia tangible de las acciones tomadas para la prevención de riesgos laborales, sino que también proporciona la estructura necesaria para un sistema de gestión eficaz.

Es crucial que la información contenida en la documentación del SGSST refleje con precisión la realidad de la organización. Aunque un sistema de gestión robusto, que incluya programas, formatos y otros documentos, es valioso, lo más importante es que estas políticas y procedimientos se implementen de manera efectiva por todos los trabajadores de la organización.

En resumen, una gestión documental adecuada es esencial, pero debe ser un reflejo realista y práctico de las operaciones y necesidades de la empresa para tener un impacto positivo en la seguridad y salud laboral.

Safe Mode: Tu Aliado en la Gestión de SGSST

En Safe Mode, estamos listos para ayudarte a implementar y gestionar tu SGSST. Nuestro equipo de expertos puede guiarte en la creación de documentos esenciales, asegurando que tu sistema cumpla con todas las normativas y promueva un entorno de trabajo seguro. Contáctanos para obtener más información sobre cómo podemos apoyar tu organización en el camino hacia la seguridad laboral.

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