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Asignación de Recursos del SG-SST

Recursos SG-SST

La asignación de recursos en el SG-SST o presupuesto Siempre que se está desarrollando el sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo en una organización uno de los puntos básicos el cual está está encaminado a establecer desde la planeación cuales serán esos recursos que se dispondrán para el desarrollo de todas las acciones.

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De esta forma podremos proyectar de manera más objetiva cuál será el alcance que tendremos a lo largo del año según el presupuesto que se haya destinado.

Asignación de recursos para el SG-SST

Dentro del sistema de gestión se deben contemplar los recursos para las actividades o acciones que son necesarias para tener un adecuado cumplimiento. Cabe agregar que el presupuesto económico es solo una parte de la asignación de los recursos. A continuación, te presentamos los distintos tipos de recursos que deben ser tomados en cuenta:

Recursos Financieros o Económicos

Recursos y dinero para el SG-SSTDesde este sentido, la asignación de los recursos económicos hace referencia al dinero que se dispondrá para el desarrollo de todas las acciones o compras que contribuyan con el SG-SST.

Es importante que en este apartado se defina una cantidad autorizada por gerencia, así como también un espacio de tiempo definido, el siguiente es un ejemplo:

La empresa SAFE MODE SAS establece la asignación de recursos financieros por valor de Diez Millones de Pesos ($ 10.000.000 M/cte) para el Sistema de Gestión de seguridad y salud en el trabajo por el tiempo comprendido entre el 01 de enero del año 202X hasta el 31 de diciembre del año 202X.

Recursos Humanos

Talento humano para el SG-SSTPara definir los recursos humanos únicamente se deben relacionar las personas o colaboradores que con sus acciones o actividades van a contribuir con el desarrollo del SG-SST incluyendo:

De esta manera se definen las características del equipo que va a encargarse de gestionar o actuar en favor del adecuado desarrollo del sistema de gestión.

Para entender mejor esto te daremos un ejemplo en otro contexto, imagina que vas a crear un equipo de fútbol lo primero que debes definir es quiénes van a conformar el equipo (Arquero, Defensas, delanteros, mediocampistas, suplentes, técnicos) Pues aquí es igual solo que aplicado a los roles de Seguridad y salud en el trabajo.

Recursos técnicos y tecnológicos

Recursos para el SG-SST tecnicosAhora bien, para poder desarrollar todas las actividades del Sistema de Gestión SST es probable que requiramos de algunos elementos o herramientas que nos van a permitir desarrollar todas las actividades, estos elementos pueden ser que ya los tengamos o que debamos adquirirlos:

  • Equipos o computadores
  • Impresora
  • Conectividad e internet
  • Cámara fotográfica
  • Elementos de emergencias (extintores, botiquín, camilla …)
  • Pantallas o proyectores
  • Sistemas o software ( Office, Adobe…)

Es importante tener en cuenta que según las características de la empresa u organización pueden llegar a ser necesarios distintos elementos o cantidades y estos deben estar definidos en la asignación de los recursos

Recursos físicos

En este apartado se relacionan los recursos enfocados a los espacios o áreas en las cuales se van a desarrollar las actividades:

  • Sala de reuniones
  • Auditorios
  • Espacios de entrenamiento

Estos espacios pueden ser propios de la empresa u organización, pero también tiene total validez si son proporcionados por proveedores o empresas externas.

Tipos de presupuestos

Existen distintos tipos de presupuestos a nivel financiero que deberían ser tomados en cuenta para poder proyectar adecuadamente estos costos para la empresa, dentro de los cuales la recomendación es tener en cuenta las siguientes categorías

Planeados recurrentes

Son aquellos que están se repiten de forma periódica normalmente una vez al año, son los más fáciles de contemplar porque nos podemos basar en los costos del año anterior

Planeados únicos

Ahora bien, al evaluar el alcance de nuestro SG-SST nos podemos dar cuenta que hacen falta elementos muy específicos para controlar ciertos riesgos pero que la compra de estos no es periódica, sino que se debe realizar una única vez.

  • Camilla
  • Reposapiés
  • Detectores de humo

No planeados (colchón)

Por más meticulosos que seamos al momento de definir el presupuesto financiero del SG-SST es probable que a lo largo del año se presenten situaciones en las cuales no teníamos contemplado unos recursos para actuar, por esto mismo es importante establecer unos recursos para situaciones no planeadas.

Un ejemplo de esto es cuando en el 2020 se presentó la situación de Pandemia por el COVID-19 la mayoría de las empresas no tenían contemplado todos los elementos de bioseguridad los cuales tenían un costo adicional que descuadraba el presupuesto. Y si bien este es un caso extremo puede haber otras situaciones menos trascendentales que igual impliquen tener un presupuesto disponible.

Por qué planear el presupuesto

Desde un sentido práctico nos permite planear de forma objetiva que vamos a poder hacer con un presupuesto o recursos definidos dentro del SG-SST, también permite a nivel gerencial reconocer los costos o recursos que serán empleados para de esta manera proyectarlo a lo largo del tiempo.

Cabe agregar que a nivel empresarial en la mayoría de los casos se deben establecer presupuestos de toda la operación de una organización y teniendo en cuenta que en el sistema de gestión se deben desarrollar numerosas acciones es importante definir cómo estarán sustentadas todas estas actividades en relación con los costos o elementos que deben ser proporcionados por parte de la empresa.

Qué valor debe tener el presupuesto

Proyectar el valor del SG-SSTLa respuesta corta es que la cantidad de dinero está sujeta a las características o necesidades específicas que pueda tener cada organización ya que esto no está definido con valores estandarizados para cada empresa, básicamente lo que establece la norma es:

Asignar recursos económicos para desarrollar acciones de promoción de la salud y prevención de riesgos laborales.

Resolución 0312 de 2019

Es decir que el ministerio sólo solicita un documento soporte de asignación de recursos, lo importante de esto es que los recursos que se establezcan sean suficientes para poder ejecutar todas las actividades que nos hayamos proyectado hacer.

Particularmente la primera vez que se contemplan los recursos o presupuesto implica un análisis más minucioso de todo lo que se puede necesitar sin embargo en los años siguientes puede ser más fácil ya que se puede tomar en cuenta lo de años anteriores. considerando los cambios que se pudieron presentar recientemente.

Cómo debe registrarse el presupuesto soporte de asignación de recursos

En la mayoría de los casos el presupuesto y recursos están definido en dos documentos:

  • Un documento de texto o Word en el cual se establecen los diferentes recursos que se emplearán para el SG-SST y sus características.
  • El otro documento normalmente es una hoja de cálculo o Excel en el cual se detallan los valores o precios de las compras que se deben hacer con un valor total.

En ambos casos lo más recomendable es que estos documentos sean firmados por parte del representante legal o gerente quien manifiesta así su aprobación para destinar estos recursos.

Qué acciones deben estar contempladas

La idea de establecer los recursos y presupuestos es tratar en la medida de lo posible ser lo más detallado ya que así podremos justificar a nivel gerencial en que serán usados estos recursos. Esto significa que si a la parte gerencial le podemos demostrar cómo serán empleados los recursos será más fácil conseguir una aprobación de más recursos ya que está debidamente sustentada.

Cuando no se asignan bien los recursos

Como hemos mencionado anteriormente al establecer el presupuesto o los recursos puede darse que nos equivoquemos ya sea contemplando más de lo necesario o menos, por lo cual acá te compartimos que debes hacer en cada uno de los casos.

Sobra presupuesto

En el caso en el que el presupuesto haya sobrado, es decir se haya asignado más de lo que utilizamos es importante validar primero que todas las actividades o acciones que habíamos contemplado hacer en el plan de trabajo anual las hayamos desarrollado.

Si no se hicieron todas las actividades esto puede justificar que haya sobrado sin embargo es necesario validar cómo podemos suplir o compensar aquellas actividades o acciones tomando los recursos que nos sobraron.

No alcanza el presupuesto

En los casos en los que los recursos no sean suficientes es necesario presentar un informe a gerencia justificando en primer lugar en que o como fueron usados estos recursos y explicando el motivo por el cual no se contemplaron bien desde un inicio, así como también solicitar un presupuesto extra, esto tampoco es positivo porque en el caso en el que no se puedan dar más recursos muchas de las acciones o proyecciones de desarrollo del SG-SST no se van a poder hacer.

Por eso recuerda incluir en el presupuesto o recursos asignados para el SG-SST unos valores o características a prueba de imprevistos que si no se usan quedarán disponibles para el presupuesto del siguiente año.

Cada cuánto se debe fijar un presupuesto

Lo más recomendable es que tanto el presupuesto como la asignación de los recursos para el SG-SST sea una actividad que se desarrolla al menos una vez al año, sin embargo, es importante cada 3 o 6 meses validar como se han utilizado estos recursos y evaluar si es necesario hacer algún ajuste en las actividades o recursos que teníamos contemplados.


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