Miguel Rojas
El Desarrollo del Plan de trabajo anual SST es una acción inicial y recurrente en gracias a la cual podemos establecer cuales son las acciones más adecuadas que debemos realizar en el SG-SST. Sin embargo en ocasiones se cometen algunos errores, es por esto que en esta publicación te mostramos como crear e implementar el plan de trabajo de forma adecuada.
¿Qué es el plan de trabajo del SGSST?
Hacemos referencia a este como un documento en el cual establecemos de forma Clara y precisa cuáles son las acciones que se llevarán a cabo en un periodo de tiempo determinado usualmente de un año para el control o mitigación de los riesgos laborales presentes en una organización.
¿Por qué hacer el plan de trabajo anual?
Es fundamental establecer un plan de trabajo por lo menos una vez al año ya que de esta manera podemos proyectarnos de forma efectiva una gestión organizada en seguridad y salud en el trabajo garantizando atender aquellos temas que tienen mayor probabilidad de afectar a la población trabajadora.
Adicional a esto podemos establecer unos objetivos específicos con cada una de las acciones o actividades que tengamos contempladas dentro del plan de trabajo para de esta manera abortar aquellos aspectos que teníamos contemplados como por mejorar ya sea como acciones correctivas y preventivas.
¿Cuándo se debe hacer el plan de trabajo anual?
Siempre que se inicia el diseño del sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo es recomendable establecer un plan de trabajo en el cual establezcan cuáles son todas las acciones o actividades necesarias para cumplir con los objetivos establecidos desde un principio.
Sin embargo, esta no es la única vez en la cual se debe realizar el plan de trabajo lo ideal es que de forma recurrente se evalúe cómo está el sistema de gestión y como mínimo una vez al año se establezcan cuáles son las acciones que se tienen que desarrollar para controlar aquellos riesgos existentes en la empresa.
Que debe incluirse en el plan de trabajo
Dentro del Sistema de Gestión de seguridad y salud en el trabajo se deben contemplar distintos aspectos para poder mantener una gestión organizada a lo largo del año dentro de las cuales se encuentra:
Objetivos del plan de trabajo:
Establecer los objetivos en el sistema de gestión nos permite proyectar cuál es el motivo o la razón por la cual creamos cada actividad, es decir establecer cuál es el fin de desarrollar alguna actividad, puede haber un objetivo general y varios específicos, y se caracterizan por siempre contemplarse con un verbo en infinitivo.
Ejemplo: Reducir la cantidad promedio de accidentes de trabajo que se presentan garantizando ambientes de trabajo más seguros para todos los trabajadores.
Actividades:
Desde este espacio se contemplan todas las actividades o acciones que se van a desarrollar para poder cumplir o lograr los objetivos propuestos en un año.
Metas:
En este apartado se encamina en gran medida a la forma en la cual evaluaremos el cumplimiento de las actividades es decir que se valida que todas las acciones realizadas lograron cumplir los objetivos de forma más específica siendo evaluados a nivel cuantitativo.
Tomando el ejemplo del objetivo anterior se podría plantear una meta como la siguiente:
Mantener el índice de accidentes a lo largo del año en cero (0)
Responsables:
según el tipo de actividad puede haber distintos responsables para que se puedan desarrollar todas las actividades contempladas en el plan de trabajo los cuales por lo general son los equipos de apoyo (COPASST, CCL, Brigada de emergencia) El o los responsables del SGSST y la alta gerencia.
Alcance:
El alcance para el plan de trabajo anual siempre debe ser lo más inclusivo posible donde además de tener en cuenta a todos los trabajadores de cada cargo, también en algunos casos es necesario tener en cuenta a proveedores y contratistas.
Cronograma:
Es recomendado que además de contemplar qué actividades se van a hacer también se tenga en cuenta el cuándo se van a realizar ya que un error frecuente en muchos de los sistemas de gestión se presenta cuando existen muchas actividades y únicamente en los últimos meses del año es que se contempla iniciar con las actividades, dando como resultado casi seguro el incumplimiento de las metas y objetivos planteados.
Documento en Excel firmado
En la mayoría de los casos este plan de trabajo está contemplado en un documento en Excel ya que además de poder organizar toda la información también nos permite de forma fácil calificar las metas obtenidas el cual después de haberse generado debe ser firmado por parte del responsable del SGSST y del gerente o representante legal.
Programas del SGSST
Si bien es cierto que para el desarrollo de un plan de trabajo anual es necesario contemplar todas las actividades lo más recomendable es que en su gran mayoría de estas actividades estén respaldadas también con un programa de prevención enfocado específicamente al riesgo o situación qué queremos controlar al interior de la organización, de esta forma garantizamos que todas las acciones que se estén desarrollando estarán enfocadas a las necesidades específicas que tiene actualmente la empresa y así lograremos además de cumplir los objetivos planteados desarrollar una gestión adecuada que beneficia a todos los colaboradores.
Registros de plan de trabajo
Al haber concluido o desarrollado las acciones o actividades del plan de trabajo anual siempre es recomendable contar con todos los registros que demuestren cuáles fueron las actividades que se desarrollaron y en qué momento se hicieron, así como también la cantidad de participantes en cada una de estas acciones, dentro de los registros se pueden tener asistencias, evaluaciones, fotografías, videos u otros recursos que permiten validar que todas las acciones si fueron realizadas.
Resultados del plan de trabajo
Al finalizar un ciclo en el sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo se recomienda validar cómo fue el desarrollo del plan de trabajo anual y qué aspectos deben ser considerados por mejorar para diseñar un nuevo plan de trabajo, para lograr esto es recomendable verificar cuáles fueron los resultados obtenidos y qué actividades se pudieron haber quedado sin desarrollar.
Cabe agregar que cuando iniciamos el documento de plan de trabajo anual con mucha frecuencia podemos llegar a ser demasiado ambiciosos contemplando un número muy grande de actividades o acciones que se deben desarrollar y que lamentablemente por distintos factores resulta en incumplimiento por no haber ejecutado todas las actividades que se habían contemplado es por esto que la recomendación siempre es tratar de establecer las actividades que con certeza sabemos qué vamos a poder realizar en el transcurso del año.
Apoyo externo en la ejecución del plan
La mayoría de las actividades o acciones que se tengan en el plan de trabajo anual por lo general son realizadas por el personal interno de la empresa. Sin embargo, puede haber casos específicos en los cuales se requiere el apoyo de otras empresas o personas que nos ayuden a desarrollar actividades específicas de las cuales uno tenemos la competencia o los equipos necesarios para poderlas ejecutar.
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