La evaluación inicial del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SGSST) es considerada como un punto de partida esencial para desarrollar, implementar o administrar de forma eficiente nuestro SGSST, garantizando un adecuado control de los riesgos laborales según las características de la empresa. En este artículo te presentaremos toda la información que debes conocer y tener en cuenta para el desarrollo de tu evaluación diagnóstica SST.
Como mencionamos, la evaluación inicial es un proceso básico que debe desarrollarse en cualquier organización inmediatamente se empiece la gestión o implementación del SGSST. Esto quiere decir que tan pronto se realice la asignación de un nuevo responsable, lo más indicado es que este desarrolle una valoración para reconocer el estado del proceso que va a administrar.
Cabe agregar que, si bien es cierto la evaluación inicial se podría considerar como una actividad que se desarrolla solo una vez, es importante definirla dentro de nuestro programa de evaluación o auditorías del sistema de gestión, ya que posterior a la evaluación inicial se deben realizar evaluaciones o auditorías internas periódicas para evidenciar la evolución del proceso.
La metodología que usualmente se define para desarrollar una evaluación inicial implica que todas las personas que hayan interactuado previamente con el proceso presenten la información y los alcances que se han desarrollado o se han obtenido durante la administración o implementación del SGSST. Por otra parte, debe haber un rol de persona evaluadora quien solicitará todos los documentos, registros o comprobantes que demuestren la gestión y los estándares que se están evaluando. Al finalizar la evaluación, se deben tomar anotaciones respecto a aquellas observaciones o falencias que se evidenciaron del proceso, para poderlas tener en cuenta más adelante en un plan de mejora.
En este sentido, tanto la evaluación inicial como la evaluación diagnóstica podríamos denominarlas como sinónimos, ya que es el primer paso en el cual un responsable se contextualiza de la situación actual del sistema de gestión y, a partir de esto, proyecta distintas acciones que le permitirán ajustar y mejorar en ciertos aspectos donde se evidencian falencias o no conformidades.
Particularmente existen 2 normas del MinTrabajo en las cuales se establece como un punto obligatorio del sistema la evaluación inicial y las evaluaciones periódicas del SGSST, dentro de las cuales encontramos:
Por lo cual, es importante tener en cuenta que, incluso en los casos en los cuales se pueda considerar que no se ha tenido mayor avance en el proceso de implementación del sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo, es esencial como un requisito normativo que esta evaluación sea realizada inmediatamente se empiece el proceso, ya sea de implementación o administración del SGSST.
Una vez finalizada la evaluación, es recomendable que, como resultado, podamos tener un documento en el que se pueda evidenciar cuál es el resultado final, preferiblemente calificado a nivel numérico, para poder dar una interpretación si el resultado es deficiente, moderadamente aceptable o aceptable, junto con las diferentes observaciones o anotaciones que haya realizado el evaluador para poder tomarlas en cuenta en la gestión futura.
Como mencionamos anteriormente, la evaluación inicial es un requisito obligatorio para las organizaciones, ya que permite obtener un contexto claro respecto al nivel de alcance que se está teniendo del SGSST en los requisitos legales aplicables a la organización. Por esto mismo, se tiene en cuenta dentro de las acciones a evaluar el enfoque primordial de algunas normas básicas según el sector económico al que pertenezca la organización teniendo en cuenta la matriz legal.
Dentro de la gestión de seguridad y salud en el trabajo, es importante reconocer aquellos aspectos de mejora que debemos fortalecer. Por lo tanto, el desarrollo de una evaluación diagnóstica o una evaluación inicial son una gran herramienta que nos permite facilitar la identificación de prioridades y la ejecución de acciones que permitan garantizar un adecuado alcance en seguridad y salud en el trabajo.
La evaluación inicial del SGSST se considerará como un punto esencial dentro de la fase de planeación. Por lo tanto, es recomendable que, en los casos en los cuales se vaya a iniciar con la implementación, se realice esta evaluación inicial o diagnóstica como primer actividad o acción a tener en cuenta. Por otra parte, en los casos de organizaciones que ya lleven trazabilidad de acciones SST, ya lo podríamos denominar como una evaluación periódica para identificar el estado de gestión actual.
Con lo ya mencionado además de ser un aspecto normativo de obligatorio cumplimiento para cualquier empresa o empleador, genera diferentes beneficios que pueden facilitar el trabajo y optimizar los recursos destinados en el SGSST ya que así se garantiza una gestión adecuada a las necesidades propias de la organización, al cumplimiento de los requisitos legales (particularmente el cumplimiento de los estándares mínimos aplicables de la resolución 312) y una gestión adecuada de los diferentes riesgos laborales que puedan existir en tu organización.
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