Miguel Rojas
La matriz legal o matriz de requisitos legales del SG-SST es un documento que establece las normas aplicables dentro del sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo, que afectan a una organización. Gran parte de las actividades o acciones para un adecuado cumplimiento se basan en estas normas. En este artículo, te presentamos lo que debes tener en cuenta para crear o mantener actualizada tu matriz legal de seguridad y salud en el trabajo (SST).
¿Qué es la matriz legal o matriz de requisitos legales SST?
Como mencionamos inicialmente, la matriz legal es un mecanismo documental disponible dentro de nuestro SGSST, que nos permite llevar un listado y una organización respecto a las diferentes normativas o legislaciones vigentes en materia de seguridad y salud en el trabajo. Aunque en su mayoría las normas son generadas por el Ministerio de Trabajo, también pueden existir otras autoridades estatales que generen normas relacionadas con la SST, las cuales también deben ser tomadas en cuenta para una gestión completa.
¿Cómo identificar los requisitos legales?
Durante el proceso de creación o actualización de la matriz legal, es necesario incorporar todas las normas aplicables a nuestra empresa. Para ello, existen diferentes mecanismos que nos permiten consultar fácilmente la normativa, como:
Aunque pueden haber diversas fuentes para consultar las normas, es importante destacar que actualizar nuestra matriz de requisitos legales implica consultar algunas de las fuentes mencionadas anteriormente, ya que, además de tener acceso a la norma, también podemos consultar si está vigente o ha sido derogada por una nueva norma.
¿Qué debe contener la matriz legal del SG-SST?
Se recomienda que la matriz legal esté en formato de tabla y contenga al menos los siguientes aspectos:
- Aspecto/Peligro o Tema de Gestión
- Ley, Decreto, Resolución/Acuerdo
- Autoridad Reguladora
- Exigencia a Cumplir
- Acciones de Cumplimiento por la Organización
Además, se pueden incorporar otros tipos de datos o información según resulte conveniente para cada empresa u organización. Sin embargo, los aspectos mencionados anteriormente cumplen con los aspectos básicos de identificación de las normas o requisitos legales y el enfoque de aplicación dentro de nuestro SGSST.
Matriz SGSST en Excel
Teniendo en cuenta la información que debe contener nuestra matriz de requisitos legales, recomendamos que este documento esté disponible en formato de hoja de cálculo o Excel, ya que de esta manera se podrá garantizar mayor facilidad para consultar, filtrar y actualizar el documento.
¿Cuál es el procedimiento de la matriz de requisitos legales?
Al crear nuestra matriz legal, es importante desarrollar o diseñar un procedimiento que establezca los pasos a seguir tanto para su creación como para mantener actualizada la información dentro de nuestra matriz de requisitos legales SST. De esta forma, garantizamos que cualquier persona que intervenga en el proceso de identificación de requisitos legales seguirá estos pasos y se gestionará adecuadamente el proceso.
¿Cómo se elabora la matriz legal SST?
Como mencionamos en el punto anterior, es necesario crear un procedimiento de la matriz de requisitos legales inicialmente. Posteriormente, se debe identificar cada uno de los requisitos legales que se deben incluir dentro de nuestra matriz y alimentar la información correspondiente.
¿Qué normas debe contener la matriz legal SST?
Dentro de las normas que se deben incluir en la matriz legal, no hay un número exacto, ya que dependen directamente del alcance de gestión proyectado. Sin embargo, existen normas infaltables como el Decreto 1072 o la Resolución 0312 de 2019, que son las bases legales en materia de seguridad y salud en el trabajo y de los estándares mínimos. Cabe agregar que existen otras normas especializadas en ciertas acciones o actividades específicas que se deben contemplar dentro de la matriz de cada empresa.
Normatividad de acuerdo con las actividades o sectores
Según el sector económico o actividad que desarrolle una empresa, pueden existir normas específicas o regulaciones que son de obligatorio cumplimiento en materia de seguridad y salud en el trabajo y control de riesgos laborales. Por esto, es fundamental reconocer desde un principio las actividades que se desarrollan en una organización y, a partir de esto, contemplar las normas ajustadas a este sector dentro de la matriz.
Normas según el alcance del SGSST
Como mencionamos anteriormente, según el alcance proyectado del sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo, pueden existir diferentes normas, no solo como requisitos legales, sino también parámetros o estándares incluso internacionales que la empresa proyecte aplicar en su gestión. Por esto, en muchos casos también se contemplan este tipo de normas dentro de la matriz legal para garantizar su adecuado seguimiento y el cumplimiento de cada uno de los requisitos establecidos.
Evidenciar cumplimiento legal
Es fundamental que en el proceso de crear o desarrollar una matriz de requisitos legales SST, se contemple también la forma en la cual se evidencia el cumplimiento de cada una de las normas allí dispuestas. Esto se puede realizar mediante un espacio dentro de la propia matriz, donde se especifiquen las acciones realizadas que dan cumplimiento a cada norma, o también mediante el desarrollo de evaluaciones o auditorías internas del sistema de gestión, en las que se valide o se evidencie el nivel de alcance y cumplimiento en cada una de estas normas.
Actualización de la matriz legal SGSST
A lo largo del año, diferentes entidades pueden generar nuevas normas o derogaciones de normas antiguas. Por esto, es muy importante que nuestra matriz legal permanezca actualizada según las disposiciones vigentes. Para ello, es recomendable consultar de forma periódica las diferentes normas o disposiciones legales que se establezcan a nivel nacional y, posteriormente, actualizar esta información dentro de la matriz.
¿Es obligatorio tener la matriz?
Como mencionamos anteriormente, la matriz legal nos permite reconocer fácilmente cuáles son los requisitos normativos que debemos aplicar dentro de nuestro sistema de gestión. Sin embargo, no es un aspecto opcional. Incluso desde los estándares mínimos de la Resolución 0312, se establece como un factor de obligatorio cumplimiento para todas las organizaciones. Por esto, se considera un documento base dentro del SGSST.
Matriz de requisitos legales de la ARL
Una forma de obtener fácilmente la matriz legal es mediante las Administradoras de Riesgos Laborales (ARL), quienes en la mayoría de los casos cuentan con un modelo plantilla de matriz legal disponible para las organizaciones. Cabe agregar que, si bien en muchos casos estos modelos nos pueden ahorrar mucho trabajo, es importante ajustar este documento a las características propias de nuestra organización.
Conclusión matriz legal de seguridad y salud en el trabajo
La matriz legal o matriz de requisitos legales del SG-SST es un documento clave para garantizar el cumplimiento de las normas y regulaciones en materia de seguridad y salud en el trabajo. Es fundamental mantenerla actualizada y adaptada a las actividades y sectores de cada empresa, así como contar con un procedimiento para su elaboración y actualización. Además, es crucial evidenciar el cumplimiento de cada uno de los requisitos legales establecidos en la matriz para asegurar una gestión adecuada y efectiva del sistema de seguridad y salud en el trabajo.
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