Miguel Rojas
La matriz legal o matriz de requisitos legales del SG-SST es un documento que establece las normas aplicables dentro del sistema de gesti贸n de seguridad y salud en el trabajo, que afectan a una organizaci贸n. Gran parte de las actividades o acciones para un adecuado cumplimiento se basan en estas normas. En este art铆culo, te presentamos lo que debes tener en cuenta para crear o mantener actualizada tu matriz legal de seguridad y salud en el trabajo (SST).
Índice de Contenido
驴Qu茅 es la matriz legal o matriz de requisitos legales SST?
Como mencionamos inicialmente, la matriz legal es un mecanismo documental disponible dentro de nuestro SGSST, que nos permite llevar un listado y una organizaci贸n respecto a las diferentes normativas o legislaciones vigentes en materia de seguridad y salud en el trabajo. Aunque en su mayor铆a las normas son generadas por el Ministerio de Trabajo, tambi茅n pueden existir otras autoridades estatales que generen normas relacionadas con la SST, las cuales tambi茅n deben ser tomadas en cuenta para una gesti贸n completa.
驴C贸mo identificar los requisitos legales?
Durante el proceso de creaci贸n o actualizaci贸n de la matriz legal, es necesario incorporar todas las normas aplicables a nuestra empresa. Para ello, existen diferentes mecanismos que nos permiten consultar f谩cilmente la normativa, como:
Aunque pueden haber diversas fuentes para consultar las normas, es importante destacar que actualizar nuestra matriz de requisitos legales implica consultar algunas de las fuentes mencionadas anteriormente, ya que, adem谩s de tener acceso a la norma, tambi茅n podemos consultar si est谩 vigente o ha sido derogada por una nueva norma.
驴Qu茅 debe contener la matriz legal del SG-SST?
Se recomienda que la matriz legal est茅 en formato de tabla y contenga al menos los siguientes aspectos:
- Aspecto/Peligro o Tema de Gesti贸n
- Ley, Decreto, Resoluci贸n/Acuerdo
- Autoridad Reguladora
- Exigencia a Cumplir
- Acciones de Cumplimiento por la Organizaci贸n
Adem谩s, se pueden incorporar otros tipos de datos o informaci贸n seg煤n resulte conveniente para cada empresa u organizaci贸n. Sin embargo, los aspectos mencionados anteriormente cumplen con los aspectos b谩sicos de identificaci贸n de las normas o requisitos legales y el enfoque de aplicaci贸n dentro de nuestro SGSST.
聽Matriz SGSST en Excel
Teniendo en cuenta la informaci贸n que debe contener nuestra matriz de requisitos legales, recomendamos que este documento est茅 disponible en formato de hoja de c谩lculo o Excel, ya que de esta manera se podr谩 garantizar mayor facilidad para consultar, filtrar y actualizar el documento.
驴Cu谩l es el procedimiento de la matriz de requisitos legales?
Al crear nuestra matriz legal, es importante desarrollar o dise帽ar un procedimiento que establezca los pasos a seguir tanto para su creaci贸n como para mantener actualizada la informaci贸n dentro de nuestra matriz de requisitos legales SST. De esta forma, garantizamos que cualquier persona que intervenga en el proceso de identificaci贸n de requisitos legales seguir谩 estos pasos y se gestionar谩 adecuadamente el proceso.
驴C贸mo se elabora la matriz legal SST?
Como mencionamos en el punto anterior, es necesario crear un procedimiento de la matriz de requisitos legales inicialmente. Posteriormente, se debe聽 identificar cada uno de los requisitos legales que se deben incluir dentro de nuestra matriz y alimentar la informaci贸n correspondiente.
驴Qu茅 normas debe contener la matriz legal SST?
Dentro de las normas que se deben incluir en la matriz legal, no hay un n煤mero exacto, ya que dependen directamente del alcance de gesti贸n proyectado. Sin embargo, existen normas infaltables como el Decreto 1072 o la Resoluci贸n 0312 de 2019, que son las bases legales en materia de seguridad y salud en el trabajo y de los est谩ndares m铆nimos. Cabe agregar que existen otras normas especializadas en ciertas acciones o actividades espec铆ficas que se deben contemplar dentro de la matriz de cada empresa.
Normatividad de acuerdo con las actividades o sectores
Seg煤n el sector econ贸mico o actividad que desarrolle una empresa, pueden existir normas espec铆ficas o regulaciones que son de obligatorio cumplimiento en materia de seguridad y salud en el trabajo y control de riesgos laborales. Por esto, es fundamental reconocer desde un principio las actividades que se desarrollan en una organizaci贸n y, a partir de esto, contemplar las normas ajustadas a este sector dentro de la matriz.
Normas seg煤n el alcance del SGSST
Como mencionamos anteriormente, seg煤n el alcance proyectado del sistema de gesti贸n de seguridad y salud en el trabajo, pueden existir diferentes normas, no solo como requisitos legales, sino tambi茅n par谩metros o est谩ndares incluso internacionales que la empresa proyecte aplicar en su gesti贸n. Por esto, en muchos casos tambi茅n se contemplan este tipo de normas dentro de la matriz legal para garantizar su adecuado seguimiento y el cumplimiento de cada uno de los requisitos establecidos.
Evidenciar cumplimiento legal
Es fundamental que en el proceso de crear o desarrollar una matriz de requisitos legales SST, se contemple tambi茅n la forma en la cual se evidencia el cumplimiento de cada una de las normas all铆 dispuestas. Esto se puede realizar mediante un espacio dentro de la propia matriz, donde se especifiquen las acciones realizadas que dan cumplimiento a cada norma, o tambi茅n mediante el desarrollo de evaluaciones o auditor铆as internas del sistema de gesti贸n, en las que se valide o se evidencie el nivel de alcance y cumplimiento en cada una de estas normas.
Actualizaci贸n de la matriz legal SGSST
A lo largo del a帽o, diferentes entidades pueden generar nuevas normas o derogaciones de normas antiguas. Por esto, es muy importante que nuestra matriz legal permanezca actualizada seg煤n las disposiciones vigentes. Para ello, es recomendable consultar de forma peri贸dica las diferentes normas o disposiciones legales que se establezcan a nivel nacional y, posteriormente, actualizar esta informaci贸n dentro de la matriz.
驴Es obligatorio tener la matriz?
Como mencionamos anteriormente, la matriz legal nos permite reconocer f谩cilmente cu谩les son los requisitos normativos que debemos aplicar dentro de nuestro sistema de gesti贸n. Sin embargo, no es un aspecto opcional. Incluso desde los est谩ndares m铆nimos de la Resoluci贸n 0312, se establece como un factor de obligatorio cumplimiento para todas las organizaciones. Por esto, se considera un documento base dentro del SGSST.
Matriz de requisitos legales de la ARL
Una forma de obtener f谩cilmente la matriz legal es mediante las Administradoras de Riesgos Laborales (ARL), quienes en la mayor铆a de los casos cuentan con un modelo plantilla de matriz legal disponible para las organizaciones. Cabe agregar que, si bien en muchos casos estos modelos nos pueden ahorrar mucho trabajo, es importante ajustar este documento a las caracter铆sticas propias de nuestra organizaci贸n.
Conclusi贸n
La matriz legal o matriz de requisitos legales del SG-SST es un documento clave para garantizar el cumplimiento de las normas y regulaciones en materia de seguridad y salud en el trabajo. Es fundamental mantenerla actualizada y adaptada a las actividades y sectores de cada empresa, as铆 como contar con un procedimiento para su elaboraci贸n y actualizaci贸n. Adem谩s, es crucial evidenciar el cumplimiento de cada uno de los requisitos legales establecidos en la matriz para asegurar una gesti贸n adecuada y efectiva del sistema de seguridad y salud en el trabajo.
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