Como hemos mencionado en otros artÃculos una aspecto fundamental de cualquier actividad que se realice para el SG-SST o en general para temas HSEQ requiere que involucremos un registro para mantener una evidencia o constancia de la acción realizada y como no podrÃa ser de otra forma para la entrega de elementos de protección personal o EPP es necesario que contemos con un formato para el registro de esto.
Ahora bien si llevas mucho tiempo entregado dotación y EPP a los trabajadores y antes no se habÃa manejado el formato de entrega, es necesario que crees un acta en la cual el trabajador afirme que habÃa recibido anteriormente y en los tiempos adecuados sus elementos de protección personal y/o dotación de tal manera que podrás archivar estos registros y de alguna manera darle validez a lo que habÃas hecho con anterioridad, sin embargo recuerda que siempre tiene mayor validez un formato que sea usado cada vez que se entrega un nuevo elemento.
Ten en cuenta que para el diseño de este formato es necesario que incluyas la siguiente información como mÃnimo:
Con el fin de garantizar la seguridad de los trabajadores se recomienda solicitar los elementos de protección personal o dotación usados para poder entregar los nuevos ya que de esta manera garantizaremos que los trabajadores van a usar los elementos que le brindan mayor protección y seguridad, siendo este un adecuado procedimiento para la prevención de accidentes de trabajo.
Para concluir recuerda verificar junto al trabajador el estado en el que se le entregan los elementos nuevos para evitar proporcionar aquellos que estén defectuosos o que no cumplan su función ya que en estos casos no le serian de gran utilidad a la persona que los va a utilizar.
Recuerda que no es lo mismo EPP (Elementos de protección personal) y Dotación, tenemos un articulo en el que puedes conocer más información de las caracterÃsticas de cada uno (Articulo dotación y EPP) de estos elementos que se les deben entregar a los trabajadores.
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El error más frecuente con la gestión de EPP
En la mayorÃa de las empresas particularmente cuando el riegos propio por las actividades que se realizan es muy alto se entregan los EPP o elementos de protección personal y aunque esto permite tener mecanismos de control, es de vital importancia que los elementos que sean entregados dejen una constancia en la cual se pueda evidenciar ante autoridades de vigilancia y control como lo puede ser el Ministerio de Trabajo en donde si no se presentan las evidencias de estas actas entrega de EPP ante la persona que este validado el SG-SST probablemente marcaria esto como una No conformidad.
También es importante tener en cuenta que estos documentos deberÃan estar en el procedimiento o manual de retención documental en el cual se establece como un registro que debe permanecer en el archivo de la empresa en lo posible por varios años y como medida adicional seria recomendable también crear copias digitales de estos registros.
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