Las actas de reunión del Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo (COPASST) son documentos cruciales para garantizar la seguridad y salud ocupacional dentro de las organizaciones. Estas actas no solo cumplen con un requerimiento legal, sino que también sirven como un registro detallado de las decisiones, acciones y compromisos asumidos por el comité. En este artículo, proporcionaremos una guía detallada sobre cómo elaborar actas de reunión del COPASST.
Una acta de COPASST debe incluir varios elementos esenciales para asegurar su efectividad y cumplimiento:
El encabezado debe contener información clave como el nombre de la empresa, la fecha, hora y lugar de la reunión, así como el tipo de reunión (ordinaria, extraordinaria).
Es importante destacar que en los casos de las empresas u organizaciones que prefieran realizar el manejo documental totalmente digital, la firma digital también tiene validez para las actas de reunión del COPASST.
Si hubo invitados especiales, su identificación y el motivo de su invitación deben quedar claramente registrados.
Un punto importante que debemos considerar es que todos los participantes del COPASST participen en las reuniones que se realicen ya que esta es una responsabilidad de cada uno de los integrantes, en los casos en los que por algún motivo no se puedan reunir todos al menos debe haber quorum (la mitad + 1)
Este segmento detalla los temas discutidos, las intervenciones de los miembros, y cualquier otra información relevante que surja durante la reunión. No debe ser una transcripción, por lo general se anotan lo puntos clave o aspectos que sean necesarios registrar.
Cada compromiso debe especificar la actividad a realizar, quién será el responsable de su ejecución, y la fecha límite para su cumplimiento.
Al definir estos compromisos en reuniones posteriores se facilita el seguimiento de los compromisos garantizando de este modo que se puedan evidenciar los avances de gestión del COPASST.
La elaboración de un acta de COPASST debe seguir un proceso estructurado que incluye la preparación, documentación durante la reunión, y la distribución posterior del acta para su revisión y aprobación.
Generalmente, el secretario del COPASST es el responsable de redactar las actas, aunque esta tarea puede ser asignada a otro miembro si así se decide.
Los temas abordados pueden variar, pero generalmente incluyen la revisión de incidentes y accidentes laborales, evaluaciones de riesgos, planificación de actividades de prevención, y seguimiento de compromisos previos.
Si bien El Decreto 1072 establece directrices sobre el SGSST no relaciona directamente las actas de reunión sin embargo es remarcable que se debe contar con este comité activo en la organización. Por otra parte, en la resolución 0312 se respalda esta disposición con los estándares en los que se establece como una exigencia las actas donde se menciona
Conformación y funcionamiento del COPASST – Conformar, capacitar y verificar el cumplimiento de las responsabilidades del COPASST. – Solicitar actas de conformación, actas de reuniones e informes
Una correcta estructuración asegura que las actas sean claras, completas y útiles para el seguimiento de las actividades de seguridad y salud en el trabajo.
Las actas deben ser guardadas de manera segura, preferiblemente en formatos digitales e impresos, para garantizar su disponibilidad y consulta a largo plazo.
Archivo de Actas de Reunión
El archivo adecuado de las actas es fundamental para mantener un registro histórico de las decisiones y acciones del comité.
Aunque las actas son documentos clave y estos están reglamentados en los estándares mínimos del SGSST, pueden complementarse con otros registros como informes de incidentes y evaluaciones de riesgo, para proporcionar una visión integral del SGSST en la empresa.
La elaboración y manejo adecuado de las actas de reunión del COPASST son esenciales para el funcionamiento efectivo del comité y la promoción de un ambiente de trabajo seguro y saludable. Siguiendo estas pautas, las organizaciones pueden asegurar que cumplen con las regulaciones legales y contribuyen a la prevención de riesgos laborales.
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