Requisitos para tramitar permiso de horas extras
Las Horas Extras son un recurso al cual las empresas o empleadores pueden instaurar como medida para establecer jornadas de trabajo prolongadas en las cuales se reconoce como una medida de mutuo acuerdo entre el empleador y los empleados, los cuales tienen un recargo en el salario.
Partiendo de esto, en muchos casos es tanto para las empresas como para los trabajadores una opción en la cual con una distribución organizada las empresas se evitan contratar a personal adicional y el trabajador recibe un dinero extra en su pago.
Pero lo importante de todo esto es que deben establecerse condiciones de trabajo adecuadas para proteger la salud y seguridad de todas las personas que están desarrollando sus actividades laborales y para ello el Ministerio de Trabajo establece una serie de requisitos para generar la autorización de Horas Extras, dentro de los cuales se debe tener en cuenta el cumplimiento del SG-SST.
En esta oportunidad te explicaremos desde el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo y otros aspectos que deben ser tomados en cuenta para solicitar la autorización de Horas Extras por parte del Min Trabajo.
Al momento de solicitar la autorización o permiso para contar con horas extras es necesario remitir directamente al ministerio de trabajo los siguientes documentos o información:
Esto hace referencia a un documento en el que se establece de forma específica los cargos dentro de la empresa que se tienen contemplados para las actividades y operación en horas extras.
Este es un documento que debe ser generado por parte de la ARL o Administradora de Riesgos Laborales a la cual se tenga afiliación en la que se validan las condiciones y características del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST.
En este apartado se tiene en cuenta también el aspecto de riesgos laborales, psicosociales, carga física e incluso se tienen en cuenta los sistemas de vigilancia epidemiológica.
Es importante resaltar que para el requisito de las horas extras la certificación de la ARL no debe ser únicamente basada en los estándares mínimos, sino que es una certificación específica para horas extras, para lo cual es necesario tener una gestión organizada y actualizada a todos los requisitos legales.
Desde aquí se establece si en la organización se ha formalizado algún tipo de organización sindical conformada por parte de los miembros o trabajadores directos de la empresa, no es obligatorio tener una organización sindical por lo cual sea que se tenga o no debe documentarse y manifestarse en la solicitud.
Lo podemos establecer como un acuerdo entre ambas partes (empleador y empleados) en la cual se establecen de forma clara las características y condiciones de los contratos de trabajo en el cual se debe incluir lo relacionado con horas extras.
El reglamento interno de trabajo actualizado es un documento por el cual se establecen todas las normas internas que deben ser aplicadas al interior de la organización y por la cual debe estar establecido todo lo relacionado con horarios, las características de reconocimientos y pagos de las horas extra junto con todos los demás aspectos que deben reglamentarse.
Tomando en cuenta esto una vez el Ministerio de trabajo da la Autorización es en la mayoría de los casos con una validez de 2 años y la recomendación puntual es que para su renovación tengas en cuenta que lo debes hacer con anticipación y no esperar hasta que se haya vencido la autorización
Uno de los aspectos que pueden representar mayor dificultad para la aprobación de las horas extras está relacionado con el cumplimiento satisfactorio del sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo ya que de esto se desprenden muchos sub-requisitos que en la mayoría de los casos toma varios meses desarrollar de forma adecuada.
Para poder cumplir con este requisito te recomendamos contar con el apoyo de un profesional o especialista que tenga la competencia necesaria para poder cumplir de forma correcta con todos los requisitos
Ahora bien, en los casos en los que se haya generado la autorización de las horas extras es fundamental mantener actualizado y con un responsable interno o externo el sistema de gestión ya que se han dado casos en los que el Ministerio de Trabajo realiza revisiones sorpresa y en caso de no contar con el cumplimiento del SG.-SST lo más probable es que revoque de forma indefinida el permiso o autorización de horas extras hasta que se mejoren los aspectos que se incumplan o incluso podrían establecerse sanciones si es que las condiciones de trabajo no fueron las reportadas al momento de hacer la solicitud.
En definitiva, es de vital importancia que si planeas contar con la opción de horas extras formalices esto para cumplir con la norma, destacando que este aspecto además de ser un requisito legal va a permitir proteger a tus trabajadores y velar por su integridad (Trabajar cansado produce accidentes)
También es importante mencionar que el levantamiento de todos los documentos y requisitos no es compromiso de una sola persona ya que se requiere el apoyo tanto de gerencia, recursos humanos, seguridad y salud en el trabajo e incluso en algunos casos apoyo o soporte legal para establecer las condiciones de trabajo dentro del marco normativo vigente.
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