Cada día son más empresas que aplican el enfoque basado en procesos dentro de su sistema de gestión de calidad SGC y esto se debe a que optimiza y facilita un adecuado funcionamiento y optimización de aquellas acciones o actividades básicas y secundarias que puede haber en una organización.

Cabe destacar que este modelo de gestión esta alineado con la ISO 9001:2015

Qué es el enfoque basado en procesos en sistema de gestión de calidad

Este es uno de los temas iniciales que vamos a encontrar en la ISO 9001 de 2015, en el numeral 0.3 titulado como el nombre de este artículo “Enfoque basado en procesos” y es de gran importancia ya que gracias a este es que de alguna forma se establece como un punto clave de los sistemas de gestión de calidad o por sus siglas (SGC) donde las empresas por medio de procesos asertivos logran la satisfacción del cliente interno y externo.

Resultados visibles en los procesos para calidad

Uno de los resultados más fáciles de percibir al generar procesos se evidencia cuando un en la organización se sustituyen aquellas actividades que no generan ningún aspecto de desarrollo para la organización por otras que la hacen mucho más eficaces y eficientes, ahorrándoles tiempo y molestias a los trabajadores ya que solo deben realizar un mismo proceso que estará diseñado para satisfacer al cliente, además fijar procesos para las actividades permite proyectar resultados, analizar indicadores, los cuales nos permitirán retroalimentarnos para cada vez tener objetivos más claros y alcanzables a nivel organizacional.

Alcance de todos los procesos en la organización

Ahora bien cabe resalta que no basta solo con la generación de un solo proceso ya que así no se obtendrán resultados trascendentales sino que además su enfoque organizacional no será coherente.

Claro está que la creación de procesos no se realiza de la noche a la mañana pero la clave en este punto es iniciar con aquellas actividades prioritarias (Procesos clriticos) que realice su organización, para así sentar bases firmes que luego estarían conectadas con aquellos procesos secundarios que igualmente deben ser estandarizados mediante la creación de procesos.

El enfoque basado en procesos no es estático

Una parte vital de la estructura de un proceso para realizar cualquier actividad en una empresa es basarse claramente en aquellos parámetros de la ISO 9001 pero también tener en cuenta que  un ciclo de mejora continua el cual es conocido como PHVA (Planear, Hacer, Verificar y Actuar) que nos da las garantías para que un proceso salga adelante y cada vez nos produzca mejores resultados.

Cómo aplicar el enfoque basado en procesos

Como mencionamos antes es necesario reconocer cada uno de los procesos fundamentales y secundarios que se realizan en una organización, posterior a esto es necesario documentar los y verificar si es necesario realizar algún ajuste inicial.

• Reconocer o identificar aquellos procesos que involucren a los clientes y cada una de sus necesidades o expectativas que se puedan llegar a tener respecto al producto o servicio
• medición del desempeño mediante una serie de indicadores reales y aplicables a cada proceso de la organización
• dolientes o responsables de encargarse que el proceso se mantenga vigente y activo en todo momento
• Documentar con suma claridad todos los aspectos relevantes del proceso para que en cualquier caso siempre pueda mantenerse activo
• optimización del proceso identificando aquellas oportunidades o acciones que faciliten el desarrollo de una actividad o que mejoren la calidad de cada proceso.
• integración de procesos donde la organización no presente conflicto al momento en el que un proceso deba interactuar con otro.

Mapa de procesos

como mencionamos un paso inicial es reconocer e identificar los procesos de la organización para lo cual siempre es recomendable desarrollar un mapa de procesos organizado en donde contemplemos todas las acciones que se desarrollan y como se realizan.

Por qué llevar indicadores de los procesos

ciertamente en muchos casos hemos escuchado que lo que no se mide no se controla, y por esto mismo es fundamental que podamos hacer mediciones o evaluaciones respecto al funcionamiento de cada proceso para identificar si hay alguna falla o si encontramos alguna oportunidad de mejora, y poder implementarla en tiempos oportunos

Quiénes son los responsables de cada proceso

esto depende directamente del tipo de organización y actividades a las que se dedique, sin embargo siempre debe haber algún cargo o persona responsable que lidera como tal cada proceso, en el caso de no contar con una persona es necesario delegar esta función.

Capacitación al personal de los procesos

se evidencia en muchos casos empresas u organizaciones que aún contando con un enfoque basado en procesos los trabajadores o colaboradores encargados de desarrollar y mantener activos los mismos desconocen algunos pasos o acciones que están establecidos dentro de los procesos que se establecieron.

por esto mismo desde una inducción a los trabajadores en donde se explica la importancia de los procesos hasta la explicación detallada de cada proceso a las personas correspondientes es un paso que no puede faltar dentro de la gestión basada en procesos

Si desea descargar la norma ISO 9001: 2015 de clic aquí

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