Manejo documental HSEQ

El manejo documental de los temas relacionados principalmente con seguridad y salud en el trabajo y de forma secundaria con ambiente deben ser manejados de una forma ordenada lo cual ya le impone un carácter de gestión de calidad, Sin embargo en algunas organizaciones no se tiene contemplada una serie de aspectos que son muy importantes para el manejo documental en los sistemas de gestión HSEQ.

Iniciaremos hablando por el control de versiones donde cada formato que se genere debe estar registrado en una planilla de control de formatos y versiones en la cual se le pone un código único a cada formato finalizado por el número de versión de este lo cual permite que todos los trabajadores que van utilizar estos formatos van a realizar un proceso estandarizado y siempre que se maneje una actualización de un nuevo formato debe quedar en el control de formatos y versiones para evitar confusiones y así manejar adecuadamente los procesos desde la parte documental que termina siendo la evidencia de las acciones que se han venido realizando en una organización.

Por otra parte tenemos el acceso al información el cual debe ser restringido a todo público y únicamente personal autorizado debe poder acceder a este ya que así se garantiza que no va a ser manipulado por trabajadores que no tienen la competencia para manejar estos temas, de igual forma este punto también hace referencia a la seguridad de la información en donde los documentos y archivos que se generen en la gestión bien sea de seguridad y salud en el trabajo, gestión ambiental o gestión de calidad sean manejados únicamente por los trabajadores responsables de estos procesos, algunas empresas han optado por una transformación digital de todos estos documentos ya que de esta forma es mucho más fácil acceder a estos desde cualquier parte y llevar un orden consecutivo de las acciones que se han venido realizando en temas de gestión, donde por supuesto el acceso estos documentos es restringido desde un principio a todo el personal y únicamente las personas responsables del tema pueden visualizar modificar o actualizar estos documentos logrando así que el sistema de gestión en cualquiera de los temas HSEQ sea manejado cómo información importante y controlada.

Por último uno de los temas vitales a la hora del manejo de la información HSEQ está relacionado con las copias de seguridad las cuales permitirán el almacenamiento de la información de forma segura previniendo así que se pierda la información recolectada ya que como mencionamos anteriormente toda la parte documental respalda la gestión que se ha venido realizando (procure almacenar al menos por 20 años la información)

Cabe agregar que toda la gestión documental que se haya realizado pertenece a la empresa es decir que si un trabajador por alguna razón se retira de la empresa debe dejar toda la información Y documentos que se hayan generado desde su contratación puesto que son las bases que tiene la empresa del sistema de gestión que se ha desarrollado, de no hacer esto sería necesario iniciar de nuevo con todos los procesos que ya fueron realizados por que la empresa no podría tener evidencia física de las acciones realizadas.

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