Como Preparar una Auditoria del SG-SST (fácil 100%)

Por lo general la actividad de Auditoria del SG-SST se presenta en cualquier organización o empresa y aunque en la mayoría de los casos se puede tener un tiempo de preparación para esta actividad hay algunos casos en los cuales el espacio de tiempo es muy corto.

Por esta razón en este artículo te explicaremos algunos de los aspectos que debes tener en cuenta en los casos en que debas preparar una auditoría para el Sistema de Gestión de seguridad y salud en el trabajo o SG-SST

Plan de auditoria SG-SST

En el momento en el que se establece que se va a realizar una auditoría es muy importante solicitarle al auditor o a la entidad encargada de la Auditoría lo denominado como el Plan de Auditoría el cual en términos sencillos es un documento en el que se establece que tipo de requisitos se deben tener para el cumplimiento de los requisitos que serán evaluados.

Es importante resaltar que teniendo en cuenta que existen diferentes normas o requisitos con los cuales se puede basar una auditoría es recomendable que con antelación se especifique con claridad cuál es el enfoque que tendrá la auditoría

Auditorías más comunes del SG-SST

• Basada en los estándares mínimos de la resolución 0312
• Basada en el decreto 1072 de 2015
• Basada en normas internacionales ISO 45001

Cómo organizar el SG-SST para auditoría

Una vez tengamos claridad sobre el tipo de auditoría y el plan de auditoría que será aplicada lo más importante es que creemos un archivo digital en el que cara uno de los requisitos este separado por una carpeta diferente.

Esto es importante ya que hay que tener en cuenta que dentro del sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo existen algunos requisitos o ítems que se pueden evaluar dentro de una auditoría qué pueden requerir distintos documentos o registros para validar su adecuado cumplimiento.

Cabe destacar que en algunos casos cuándo estamos organizando de esta manera el sistema de gestión se pueden presentar situaciones en las cuales un mismo documento o archivo puede estar repetido en varias carpetas ya que como bien sabemos un sistema de gestión tiene diferentes conexiones con elementos o temáticas relacionadas.

Tipos de auditoria SG-SST

si bien es cierto existen diferentes tipos de auditorías como vimos anteriormente basadas principalmente en el enfoque o norma que se va a tener en cuenta para evaluar el sistema de gestión sin embargo la esencia de una auditoría se basa en dos partes fundamentales.

Auditoría interna SG-SST

Las auditorías internas son desarrolladas por los mismos integrantes de la empresa u organización quienes están como responsables del sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo y la principal finalidad de estas auditorías es validar cuál es el estado actual en el que se encuentra el sistema de gestión y el nivel de cumplimiento que se tienen sobre los requisitos que se aspiran lograr dentro de los objetivos o metas del SGSST.

Gracias a esto podremos identificar con facilidad cuáles son aquellos aspectos en los cuales se tienen que implementar acciones de mejora o gestión basada en los cambios que se han presentado recientemente en la empresa u organización garantizando que al momento en el que se realice una auditoría con una entidad externa se va a lograr un buen resultado ya que se mantiene una gestión completa en todo momento.

Auditoría externa SG-SST

En este caso hacemos referencia a las auditorías externas como aquellas que son lideradas por empresas externas o organizaciones de vigilancia y control quienes no tienen ningún tipo de vinculación con la empresa u organización que será auditada.

En la mayoría de los casos este tipo de auditoría están diseñadas con la finalidad de validar bien sea un cumplimiento adecuado de ciertas normas o requisitos, así como también en los casos en los cuales se buscan algún tipo de certificación o aval al respecto al sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo.

Cómo garantizar buenos resultados en una auditoría.

Sin lugar a dudas para garantizar un adecuado resultado en una auditoría del sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo es necesario mantener un ciclo de mejora continua PHVA es decir que la gestión o actividades para el cumplimiento deben realizarse de manera continua y sin interrupciones dentro de la empresa u organización.

Teniendo en cuenta esto aquí te mostramos algunos de los Tips que podrían ser de utilidad de auditoría interna o externa del SG-SST.

Tips para auditorías del SG-SST

1. Prepara con meses de antelación para un adecuado cumplimiento recuerda que existen algunos requisitos que pueden requerir de cierto tiempo para su desarrollo por lo cual no esperes a último momento para preparar tu auditoría
2. Realiza reuniones con los responsables
3. verifica entre 3 o 4 veces que todo se esté cumpliendo: no basta únicamente con validar una única vez si se están cumpliendo con los requisitos o estándares que van a ser auditados siempre lo más recomendable es que todas las personas delegadas como responsables del sgsst puedan validar entre tres o cuatro veces cada uno de los requisitos que serán evaluados y de esta manera garantizar que no se quedó ningún requisito o ítem que será auditado sin una adecuada gestión.
4. Autoexigencia: en la mayoría de los casos cuando nos hacemos una autoevaluación validando los requisitos que serán auditados no somos muy exigentes con nosotros mismos por lo cual es recomendable que trates de cambiar tu pensamiento imaginando en el peor de los escenarios que sería lo que el auditor te podría llegar a solicitar.
5. Conoce todos documentos: es importante qué días antes de la auditoría aun cuando ya tengas la tranquilidad de tener todo debidamente preparado revises por última vez cuáles son los documentos formatos y registros que vas a presentar ya que en muchos casos y particularmente de aquellos documentos que fueron creados hace mucho tiempo olvidamos qué información contiene y esto representa que no nos podamos desenvolver o argumentar cómo cumplimos con algunos de los requisitos de la auditoría con lo que tenemos preparado.
6. Ten disponible la documentación física y digital: durante una auditoría pueden presentarse algunos problemas técnicos por lo cual es recomendable además de tener la documentación y registros en formato digital también tener a la mano los documentos en físico por si por cualquier razón no los puedes abrir o visualizar desde tu computador cuando te están auditando.
7. Verifica que todas las personas hayan participado en las actividades: normalmente en las auditorías más exigentes del SG-SST se valida de forma individual la participación en las actividades de trabajadores de forma aleatoria por lo cual es importante que al momento de organizar cada uno de los registros que demuestren la participación de las actividades puedes identificar si todos los colaboradores o personas de la organización participaron.

7. Valida que no tengas un sistema de gestión de papel: cumplir con los requisitos del SG-SST no es únicamente tener todos los documentos sino también que toda la información que está almacenada en cada uno de los procedimientos protocolos instructivos o programas estén debidamente aplicados dentro de la organización ya que en algunos casos las auditorías no se van a centrar únicamente en la información documental sino también en cómo ha sido la ejecución de lo que se tiene contemplado de forma práctica.

Solo entrega lo que te pidan

Cada auditor suele darles prioridad o mayor relevancia a ciertos temas, pero una de las recomendaciones más importantes para cualquier tipo de auditoría está enfocada a que únicamente entregues o muestres lo que te han solicitado y esto se debe a que en gran medida a veces por querer mostrar una adecuada gestión respecto a un tema específico salen a relucir algunos errores que de pronto pueden implicar que presentemos una no conformidad.

Levantamiento de no conformidades

Si bien es cierto gracias a una auditoría interna o externa del sgsst podemos validar de una forma mucho más cuantitativa cuál es el nivel de cumplimiento que se le está dando a este proceso es importante tomar notas de forma atenta aquellas recomendaciones que nos realiza el auditor ya que probablemente podríamos llegar a tener un plazo de tiempo para el levantamiento de no conformidades o aspectos que nos dieron incumplimiento dentro de la auditoría lo cual nos ayudaría a mejorar en poco tiempo la calificación o resultado que obtuvimos al ser auditados.

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