Miguel Rojas
Con el auge de querer lograr una transformación digital en las empresas es clave conocer qué herramientas pueden contribuir con la transición de una empresa a la era digital.
A continuación, te mostramos algunas de las herramientas que te ayudarán a iniciar con paso firme para que varios de los procesos de tu empresa puedan ser totalmente digitales.
Correo electrónico profesional
A nivel empresarial es fundamental usar un correo electrónico para poder mantener comunicación con trabajadores, clientes y proveedores de forma efectiva sin embargo en algunas oportunidades encontramos herramientas de transformación digital que no están del todo diseñadas para empresas sino para uso personal, claro ejemplo de esto es el uso de correos gratuitos de Gmail Hotmail o Yahoo! los cuales a pesar de cumplir su función básica carecen de algunas características Como por ejemplo tener un dominio propio o su capacidad de almacenamiento.
A la hora de crear correos corporativos es recomendable que además de tener un dominio propio estén conectados a un servicio profesional para correos empresariales, de esta manera garantizamos de forma efectiva que los correos que utilizamos son adecuados a nuestras necesidades y nos brindan la seguridad de funcionar prácticamente todo el tiempo.
Aunque no es la única empresa e ofrecer una solución integral para las empresas te recomendamos G suite que es un paquete con varias de las herramientas de transformación digital que solucionaran muchos de los problemas iniciales para lograr una transformación digital.
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Así como soporte total para aplicaciones o entornos digitales móviles en celulares tablets y otros dispositivos adicionales al computador.
Calendario
Por defecto prácticamente ahora todos los correos tanto personales como corporativos pueden tener la función de calendario, el cual es un elemento que nos puede ser de Gran utilidad a nivel empresarial para organizar nuestras actividades, reuniones, compromisos y otras actividades que estén directamente relacionadas con el trabajo.
Chat
Aunque la comunicación vía correo electrónico o email es muy efectiva para dar un mensaje muchas veces es necesario también optar por algunas herramientas para la transformación digital de mensajería instantánea, que si bien es cierto pueden venir incluidas dentro del herramienta de correo electrónico no se presenta en todos los casos, es por esto por lo que aquí te compartimos algunas de las herramientas digitales para chat a nivel empresarial más efectivas.
Telegram
WhatsApp for business
Videoconferencias
Poder participar de manera efectiva en muchas de las actividades con nuestros trabajadores clientes y proveedores puede ser una tarea desgastante, sin embargo, al utilizar conexiones por videollamadas o videoconferencias podemos fácilmente hacer y acudir a reuniones, capacitaciones y actividades con nuestros grupos de trabajo evitando utilizar recursos y tiempo en desplazamientos que para ser honestos muchas veces concluimos que son innecesarios.
Para poder lograr esto de manera efectiva siempre recomendable contar con una o varias herramientas de transformación digital para videoconferencias a las cuales nos podamos conectar de forma fácil y que nos brindan estabilidad algunas de las más usadas son:
Skype
Google meet
Zoom
Almacenamiento en la nube
Respaldar la información trae muchos beneficios para cualquier organización particularmente cuando se puede acceder desde diferentes dispositivos, así como también se puede dar accesos específicos a cada usuario de la organización.
Pérdida de la información
Ya sea si manejamos la información en medios físicos o simplemente las almacenamos directamente en el equipo o computador existe un riesgo latente en el cual algo de esta información se pueda llegar a refundir o perder es por esto que trabajar con servicios en la nube nos permite mantener de forma permanente una copia de seguridad de toda la información documentos y archivos en los que trabajemos.
Fácil acceso a la información
La posibilidad de empezar a trabajar desde tu computador, hacer ciertos ajustes desde tu celular y luego hacer el envío de la información desde tu Tablet no tiene porqué ser algo difícil en realidad gracias a los servicios de almacenamiento en la nube podemos trabajar de forma ininterrumpida desde cualquier dispositivo y continuar desde donde habíamos dejado nuestro trabajo en el anterior dispositivo, dándonos facilidades y teniendo la oportunidad prácticamente de llevar nuestra oficina en el bolsillo.
Envío de información muy pesada con sólo 1 link
te ha pasado que tienes que enviar algunos archivos o información que es muy pesada vía correo electrónico y por este motivo no puedes adjuntarla cuando tienes un servicio de almacenamiento en la nube se facilita mucho esta tarea porque únicamente debes compartir el link o enlace desde el cual el remitente puede descargar este archivo por más pesado que sea con un plus adicional y es que le puedes brindar acceso únicamente a esa persona de forma permanente o por un tiempo determinado.
Recomendados
Google drive
One drive
Dropbox
Gestor de proyectos
Un recurso de software bastante útil en las empresas actualmente es un gestor de proyectos gracias al cual se pueden analizar de forma mucho más fácil cuál es el progreso de ciertas áreas o procesos dentro de la organización.
permitiendo de esta manera que se pueda hacer un debido control tanto de la situación con clientes proveedores o también de cómo ha sido el desempeño de cada trabajador y su participación con las tareas o funciones designadas.
estos son algunos de los gestores de proyectos que más recomendamos:
Bitrix
Zoho
Slack
Gestor de soporte
Anteriormente se manejaba únicamente soporte para aquellos servicios o productos en los cuales se requería hacer algún tipo de mantenimiento, sin embargo, actualmente la posibilidad de realizar soporte por cualquier tipo de producto o servicio es fundamental y facilita en gran medida acciones oportunas para atención al cliente.
Puede manejarse de forma interna o externa, es decir únicamente para que sea usado por los mismos trabajadores o integrantes de la organización o también se puede brindar acceso a los clientes de la empresa.
Página web Optimizada
Poder establecer desde una página web distintas funciones que permitirán a clientes o prospectos tener una fácil y rápida comunicación con nosotros es fundamental ya que además de tener más posibilidades de conseguir clientes nuevos podemos facilitarles a nuestros clientes herramientas o acciones que se ajusten al tipo de servicio o producto que estamos ofreciendo, lo más importante es tener en cuenta que nuestra página debe ser versátil para poder ser usada en cualquier tipo de dispositivo ya sea computador celular o Tablet así como también tiempos de carga de la página muy veloces y tratando de proporcionar toda la información posible.
Pagos en línea o digitales
Darle facilidades a tus clientes es permitir los pagos de forma virtual, es por esto que es clave incluir dentro de tus acciones la opción que permita a tus clientes realizar pagos con cualquier tipo de medio sin tener que moverse de su casa siendo esto un valor agregado que, aunque puede tener ciertos costos comisiones por transacción representa facilidades para nuestros clientes.
Recomendados
PayU
wompi
Mercado Pago
Herramientas contables
Tener las cuentas claras debe ser una prioridad para cualquier organización y esto se facilita particularmente cuando contamos con un adecuado sistema o software contable el cual nos garantiza conocer cuál es el estado de nuestros ingresos y gastos, pero también nos permite calcular de forma rápida cuál ha sido la evolución o crecimiento de la empresa.
Anteriormente las empresas de software vendían la posibilidad de instalar un sistema dentro de un computador en el cual se podría realizar o alimentar toda la información contable sin embargo en la Nueva Era digital lo que se busca es accesibilidad por lo tanto Al momento de buscar un software contable lo más adecuado es verificar que no sólo sea un software que se instala en nuestro computador y que allí se almacena toda la información sino que también todo está respaldado en la nube y que nos permite acceder desde distintos dispositivos con facilidad.
Conclusión
Muchas de las herramientas que promueven la transformación digital que mencionamos anteriormente son algunas de las más usadas y versátiles que existen actualmente en el mercado sin embargo para elegir una simplemente es recomendable conocer cuáles son las características que más se ajusten a las necesidades de tu organización para así garantizar que estás dando un paso firme para la transformación digital de tu empresa.
