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Circular 069 del 20 de septiembre de 2023

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Circular 069 Noviembre del 2023

Establece los criterios y orientaciones para autorizar o negar solicitudes tendientes a autorizar el trabajo en horas extra, toda vez que se encuentra prohibido pactar dentro del contrato de trabajo excepciones a la jornada m谩xima legal, salvo autorizaci贸n especial del Ministerio de Trabajo

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CIRCULAR 069 DE 2023
(septiembre 20)

Para: Empleadores, Organizaciones Sindicales, Trabajadores/as, Direcciones Territoriales del Trabajo, Oficinas Especiales, Coordinadores de Grupo e Inspectores/as de Trabajo y Seguridad Social
De: Viceministro de Relaciones Laborales e Inspecci贸n encargado de las funciones del despacho de la Ministra del Trabajo
Asunto: Criterios para autorizar o negar solicitudes para laborar horas extras

En el Gobierno del Cambio estamos comprometidos con la protecci贸n de los derechos fundamentales de los/las trabajadores/as del pa铆s en el marco de los Tratados Internacionales, la Constituci贸n y la ley, en virtud de lo anterior es preciso fijar criterios para autorizar o negar solicitudes para laborar horas extras en los siguientes t茅rminos:

De acuerdo con el art铆culo聽159聽del CST, es trabajo suplementario o de horas extras 鈥el que excede de la jornada ordinaria y en todo caso de la m谩xima legal鈥. Esta disposici贸n no puede entenderse de forma aislada sino dentro de forma arm贸nica con la Constituci贸n y particularmente con el principio de dignidad humana y el derecho humano al descanso como acaba de recordarlo la honorable Corte Constitucional en la Sentencia C-331 de 2023.

Es as铆 como el art铆culo 1掳 del Decreto 995 de 1968, compilado en el Decreto 脷nico Reglamentario聽1072聽de 2015, fij贸 la prohibici贸n de pactar dentro de la relaci贸n laboral excepciones a la jornada m谩xima legal de trabajo, a menos que exista autorizaci贸n especial del Ministerio del Trabajo.

De la misma manera el Ministerio del Trabajo a trav茅s de la Resoluci贸n聽3031聽del 30 de agosto de 2023, dispone que aquellas empresas que cuentan actualmente con una autorizaci贸n para laborar horas extras que no tenga un t茅rmino de vigencia especifico, deber谩 tramitar la actualizaci贸n de dichas autorizaciones ante esta entidad, para que, como todas las dem谩s empresas que lo hacen peri贸dicamente, se sometan al procedimiento previsto en las normas vigentes, esto con el fin de permitir que los trabajadores/as puedan disfrutar del descanso como un derecho fundamental.

Por regla general, el trabajo suplementario no puede exceder los l铆mites establecidos en la ley; su garant铆a, por tanto, ha sido encomendada a este Ministerio, quien previa verificaci贸n de los requisitos legales podr谩 conceder la autorizaci贸n solicitada para realizar trabajo suplementario. Concordantemente, el Decreto 脷nico Reglamentario聽1072聽de 2015 expresa que la vulneraci贸n a este postulado, al no mediar autorizaci贸n expresa del Ministerio, ser谩 sancionada de conformidad con las disposiciones legales.

La revisi贸n de las solicitudes tendientes a autorizar el trabajo en horas extras no es un asunto que debe abordarse con simpleza pues la exposici贸n a excesivas horas de trabajo puede afectar la salud e integridad de los trabajadores y las trabajadoras, por tanto, la voz de ellos, organizados o no, debe ser de fundamental importancia a la hora de expedir el respectivo acto administrativo de decisi贸n m谩xime si se tiene en cuenta que conforme a datos oficiales, a cerca del 90% de los trabajadores que laboran en tiempo suplementario no se les remunera ese esfuerzo y somos el segundo pa铆s de OCDE que m谩s tiempo de trabajo ejecuta.

En virtud de ello, este Ministerio orienta que respecto del tr谩mite asociado frente a las solicitudes para laborar horas extras se debe tener en cuenta:

A. Respecto de la solicitud

  1. La vigencia de la autorizaci贸n para trabajar tiempo suplementario depender谩 de las necesidades del empleador, las cuales deber谩n estar debidamente motivadas en la solicitud realizada, vigencia que en todo caso no podr谩 superar dos (2) a帽os.
  2. El empleador deber谩 presentar la solicitud de autorizaci贸n ante la Direcci贸n Territorial de este Ministerio de su domicilio principal, indistintamente de que la autorizaci贸n requerida sea para uno o varios centros de trabajo ubicados en zonas geogr谩ficas diferentes al domicilio principal, para esto 煤ltimo,la Direcci贸n Territorial que autorice o niegue, informar谩 a la(s) Direcci贸n(es) Territorial(es) de los dem谩s centros de trabajo la decisi贸n adoptada. Se presume como una conducta de mala fe que el empleador no manifieste que la autorizaci贸n que se requiere es para ser usada en otros lugares distintos a su domicilio principal y dar谩 lugar a la negaci贸n de la autorizaci贸n.
  3. La solicitud deber谩 detallar la relaci贸n de actividades (cargos) para los cuales se solicita la autorizaci贸n con su justificaci贸n.
  4. De manera concomitante, con la presentaci贸n de la solicitud de autorizaci贸n para trabajar horas extras, el empleador debe fijar, en todos los lugares o establecimientos de trabajo y por lo menos hasta que sea decidido lo pertinente por el Ministerio del Trabajo, copia de la respectiva solicitud para que sea conocida por todos los trabajadores y de ser el caso 茅stos tengan la oportunidad de pronunciarse sobre ella. Si en el marco del proceso de revisi贸n del tr谩mite adelantado se encuentra que el empleador omiti贸 esta obligaci贸n, no se autorizar谩 su solicitud.
  5. El empleador al momento de radicar su solicitud realizar谩 manifestaci贸n expresa sobre la existencia o no de organizaci贸n sindical en la empresa. De ser afirmativo, indicar谩 el/los nombre(s) de la(s) organizaci贸n(es), direcci贸n y correo electr贸nico. Cuando una empresa niegue la existencia de una organizaci贸n sindical en su interior, aun existiendo, (algo f谩cil de probar, por ejemplo, por la retenci贸n de cuotas sindicales), se considerar谩 como conducta de mala fe y por lo tanto no se conceder谩 la respectiva autorizaci贸n.
  6. De igual manera, el empleador entregar谩 certificaci贸n expedida por parte de la Administradora de Riesgos Laborales ARL a la cual se encuentre afiliado, la cual dar谩 cuenta que, las exigencias de carga f铆sica, psicosocial y dem谩s riesgos para los cargos que requieren trabajar horas extras no afectaran la seguridad y salud de los trabajadores que los desempe帽aran a partir de una evaluaci贸n conjunta realizada entre el empleador y su ARL. As铆 mismo informar谩 la existencia de los programas de vigilancia epidemiol贸gica de factores de riesgo, relacionados con las actividades laborales, para las que est谩 solicitando autorizaci贸n de horas extras. El empleador presentar谩 el 煤ltimo Reglamento de Interno de Trabajo adoptado en los casos que sea obligatorio contar con 茅ste, y realizar谩 de igual forma manifestaci贸n expresa sobre la existencia o no de pactos o convenciones colectivas, en caso de contar con alguno, se debe anexar la parte pertinente del mismo donde se estableci贸 la jornada laboral, el horario de trabajo y las condiciones del trabajo en horas extras.

B. Respecto del Tr谩mite

  1. En caso de existir organizaci贸n sindical en el empleador solicitante, se dar谩 traslado por parte del Ministerio del Trabajo para que emitan concepto sobre los motivos expuestos por el empleador en su solicitud. De igual forma, se le deber谩 informar en tiempo real, a la organizaci贸n sindical todas las actuaciones administrativas adelantadas. Tanto el empleador como el inspector podr谩n usar todos los medios tecnol贸gicos a su alcance para que el tr谩mite como las decisiones sean ampliamente conocidas por los interesados.
  2. Si el funcionario del Ministerio del Trabajo a cargo de expedir la autorizaci贸n recibiese en el marco del tr谩mite manifestaciones por parte de los trabajadores y trabajadoras del empleador respecto de los motivos expuestos en la solicitud realizada igual las tendr谩 en cuenta dentro de su an谩lisis.
  3. Recibida la solicitud y dem谩s manifestaciones que sean del caso, el an谩lisis a realizar por parte del funcionario designado, tendr谩 en cuenta: (i) Lo solicitado por el empleador; (ii) Lo manifestado por los trabajadores/as y las organizaciones sindicales en caso de existir; (ii) La verificaci贸n de las manifestaciones y los documentos presentados en la solicitud, respecto de las actividades que se pretenden desarrollar en trabajo suplementario no generen una exposici贸n del trabajador a condiciones que atenten contra su salud y seguridad en el trabajo, esto conforme, a la normatividad relacionada que establezca la exposici贸n a cualquier factor de riesgo (f铆sico, qu铆mico, biol贸gico, ergon贸mico, psicosocial), por encima de los l铆mites permisibles, que pueda generar da帽o en la salud y seguridad de los trabajadores, y (iv) que la jornada suplementaria solicitada por el empleador se encuentre conforme a lo permitido por la ley.

C. Respecto de la decisi贸n

  1. Si no se dieran las condiciones para el trabajo en horas extras, o no se cumplieron con las condiciones y obligaciones se帽aladas al empleador solicitante se negar谩 la autorizaci贸n, lo cual no impide a que a futuro este pueda realizar nuevamente su solicitud.
  2. De ser autorizado, el acto administrativo que lo ordena dar谩 cuenta del n煤mero de horas extraordinarias que puedan ser trabajadas.
  3. En el acto administrativo de autorizaci贸n se establecer谩 la obligatoriedad de dar cumplimiento a lo preceptuado, en el art铆culo2.2.1.2.1.2聽del Decreto 1072 de 2015, como lo es, (i) Llevar por parte del empleador diariamente un registro diario de trabajo suplementario, por trabajador, en el cual se especifique su nombre, edad, sexo, actividad desarrollada, n煤mero de horas laboradas) indicando su naturaleza diurna o nocturna y la liquidaci贸n de la remuneraci贸n correspondiente la cual deber谩 entregarse al trabajador y (ii) La inclusi贸n de lo autorizado en el cap铆tulo respectivo del Reglamento de Trabajo.
  4. Concedida la autorizaci贸n, o denegada, el empleador debe fijar copia de la providencia emitida por este Ministerio en todos los centros de trabajo o establecimientos, y el sindicato o sindicatos que hubiere tendr谩n derecho, al igual que el empleador a hacer uso de los recursos legales contra ella.

D. Respecto de las acciones de inspecci贸n, vigilancia y control

  1. Los/as Inspectores/as de Trabajo y Seguridad Social en el marco de sus actuaciones deben encargarse de verificar el cumplimiento de lo autorizado, la existencia del registro de horas extras y su traslado al trabajador, pero, sobre todo, garantizar que dicho trabajo suplementario se est茅 pagando conforme a la ley. Si se llegase a encontrar que hay incumplimientos frente al pago de dicho trabajo suplementario o frente al registro de estas, impondr谩 las sanciones correspondientes en el marco de lo establecido en el art铆culo486聽del C贸digo Sustantivo del Trabajo y se informar谩 al funcionario competente para proceder a la revocatoria de la autorizaci贸n conforme a lo prescrito en el art铆culo 2掳 del Decreto 995 de 1968.
  2. Del mismo modo, si se encontrase que en dicho pago de horas extras o sus registros est谩 probado que se ha superado el l铆mite autorizado, se efectuar谩 la apertura de un procedimiento administrativo sancionatorio, aunque exista consentimiento del trabajador para laborar m谩s all谩 de lo permitido por la ley.
  3. Finalmente, el trabajar horas extras sin la debida autorizaci贸n de esta cartera ministerial, as铆 se paguen debidamente, es una infracci贸n a la normatividad y ser谩 sancionado con las multas previstas en el art铆culo486聽del C贸digo Sustantivo del Trabajo.
  4. La imposici贸n de sanciones a un empleador por la vulneraci贸n de las normas en materia de horas extras ser谩 un aspecto a considerar dentro del proceso de autorizaci贸n de una nueva solicitud de horas extras.

PUBL脥QUESE Y C脷MPLASE.

Dado en Bogot谩 D.C., a los 20 d铆as del mes de septiembre del a帽o 2023.

El Viceministro de Relaciones Laborales e Inspecci贸n encargado de las funciones del despacho de la Ministra del Trabajo
EDWIN PALMA EGEA


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Resumen circular 069 de 2023

La Circular 069 de 2023, emitida el 20 de septiembre de 2023 por el Viceministro de Relaciones Laborales e Inspecci贸n de Colombia, establece criterios para autorizar o negar solicitudes de trabajo en horas extras. Esta normativa enfatiza la protecci贸n de los derechos de los trabajadores, en consonancia con tratados internacionales, la Constituci贸n y la legislaci贸n local. Se recalca la importancia de considerar la dignidad humana y el derecho al descanso, en l铆nea con recientes fallos de la Corte Constitucional. Las empresas con autorizaciones actuales para horas extras sin t茅rmino de vigencia espec铆fico deben actualizarlas, y el Ministerio del Trabajo verificar谩 que las condiciones de trabajo no afecten negativamente la salud y seguridad de los trabajadores. Las solicitudes de horas extras deben ser detalladas y justificadas, y las empresas deben informar sobre la existencia de organizaciones sindicales y cumplir con los requisitos de seguridad laboral.

El procedimiento para autorizar horas extras incluye el an谩lisis de las solicitudes por parte del Ministerio del Trabajo, considerando las necesidades del empleador, opiniones de trabajadores y sindicatos, y la verificaci贸n de que las condiciones de trabajo sean seguras. La autorizaci贸n, de ser otorgada, especificar谩 el n煤mero de horas extras permitidas y requerir谩 el cumplimiento de ciertas obligaciones por parte del empleador, como llevar un registro detallado de las horas extras y garantizar su pago conforme a la ley. Las infracciones a estas normativas pueden resultar en sanciones, incluyendo la revocatoria de la autorizaci贸n para horas extras. La Circular destaca la importancia de la inspecci贸n y vigilancia para asegurar el cumplimiento de lo autorizado y el pago adecuado de las horas extras, con sanciones aplicables en caso de incumplimiento.

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