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Manual de Calidad – Beneficios y Características

como hacer manual de calidad

Con el Manual de calidad en las empresas pueden establecer el alcance, objetivos y metodología para el desarrollo y aplicación del Sistema de Gestión de Calidad en una empresa u organización.

Los siguientes son aspectos claves que debes conocer si quieres crear o actualizarlo de forma adecuada

Que es el manual de calidad

Manual de calidad en empresasA nivel de implementación de Sistemas de Gestión de Calidad (SGC) es frecuente encontrarnos con un documento denominado como el Manual de Calidad donde a grandes rasgos nos permite establecer cuáles son las características generales de nuestra organización y como se le pretende dar cumplimiento a normas específicas como lo suele ser la ISO 9001.

En muchos contextos es de gran ayuda cuando una organización grande mantiene vigente una certificación de calidad 9001 en diferentes regiones o países ya que si bien es cierto la norma ISO es un estándar mundial, algunos aspectos como el alcance de ciertas acciones o procesos puede llegar a ser definido por cada organización.

tomando en cuenta lo anterior puede ser de ayuda para que todas las personas encargadas del desarrollo de actividades para el SGC puedan tener una coordinación de conceptos y objetivos básicos que serán manejados.

Estructura de la documentación

De igual forma dentro de los elementos que podríamos tener en cuenta en el manual de calidad podemos mencionar cuales son las características básicas que serán manejadas a nivel documental (físicos y digitales) de tal manera que cualquier persona que vaya a desarrollar algún proceso definido en la organización pueda seguir los lineamientos de calidad establecidos.

Beneficios de crearlo

Gracias al manual de Calidad en una organización además de conocer de manera sintetizada los aspectos relevantes que se tienen en cuenta de las particularidades de la organización también ayuda a conocer de forma rápida el enfoque de la gestión que cada proceso debe tener, logrando así tener un control continuo sobre las acciones que permitan una mejora continúa tomando siempre como premisa la mejora de los procesos internos.

Es decir, si todas las personas conocen el manual de calidad deberían tener la capacidad de entender y aplicar acciones que repercuten en identificar fácilmente aquellas fallas o falencias que se pueden cometer.

Cuál es el objetivo del manual de calidad

Facilitar a todas las personas información clara de la estructura que se cuenta para la ejecución y creación de procesos que estarán integrados en el sistema de gestión de calidad para una implementación o administración coordinada y efectiva para las metas que se plantee a mediano y largo plazo.

Características

Es importante tener en cuenta que un manual de calidad no es un proceso de calidad, de hecho es un mecanismo que nos ayuda a comunicar que se espera de las diferentes personas o áreas en sus acciones que aporten al sistema de calidad de la organización.

Siempre es recomendable que este documento esté disponible para cualquier persona de la organización, esto quiere decir que no debe ponerse ningún tipo de restricción para acceder a este documento sin importar el cargo o rol que desempeñe el colaborador, incluso en muchos casos es compartido con contratistas y proveedores para que en la medida de lo posible se puedan alinear los objetivos para mejorar la calidad de la empresa.

Cómo definir el alcance del manual de calidad

alcance del manual de calidadEl alcance en el manual de calidad debe establecerse relacionando las normas que se buscan cumplir (Referencia de Normas) así como también las partes interesadas que vayan a tener un contacto directo con lo establecido dentro del manual.

Esto quiere decir que debemos hacer participes a todas las personas que probablemente vayan a tener una interacción directa en procesos que impliquen mantener y cumplir con las políticas de calidad establecidas por parte de la organización o empresa.

No es obligatorio tener un manual

Si bien es cierto que dentro de lo establecido la norma ISO 9001:2008 se establece como un requisito, al pasar a la ISO 9001:2015 ya no es una exigencia dentro de los sistemas de gestión de calidad.

Cabe destacar que si bien es cierto no es obligatorio realizar un manual de calidad actualmente, es necesario definir cual será el alcance del SGC.

Ojo con la actualización

Siempre es recomendable con cierta periodicidad validar que lo establecido en el manual se encuentra actualizado ya que por cambios o situaciones internas de la organización se pueden presentar casos en los que cierta información del manual ya no se encuentra vigente o no refleja la realidad de la organización

Cada manual debe ser único

De acuerdo con lo que hemos expuesto hasta el momento para el poder usar un manual de calidad es importante no hacerlo por tenerlo ya que, si se toman manuales de otras organizaciones como referencia, sin considerar las diferencias con nuestra organización es probable que no lo estemos enfocando de forma apropiada y podemos caer en el error de establecer unos objetivos o alcance que en realidad no van a influir de forma positiva en el sistema de gestión de calidad.

Conclusión

En definitiva, crear un manual de calidad facilita compartir la información a personas que por sus actividades deben tener en cuenta el manejo que se le está dando al Sistema de Gestión de Calidad. Pero al tenerlo es muy importante darle total aplicabilidad y mantenerlo actualizado.


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